El especialista en inventario es responsable de supervisar las existencias entrantes y salientes del almacén, así como de garantizar el reabastecimiento de los productos en las ubicaciones designadas de los estantes. Este rol requiere una sólida formación en logística y experiencia técnica.
Es crucial anticipar el momento ideal para que una empresa o almacén se abastezca de insumos, asegurando la disponibilidad de stock. Esto se puede lograr comprobando periódicamente el punto de reorden de cada producto, en función de su tasa de rotación.
Esta es la figura líder en la detección de agotamiento de productos o cambios en la rotación, lo cual requiere una alerta inmediata al responsable del almacén para rediseñar la estrategia logística.
A medida que las empresas continúan adoptando la digitalización en sus almacenes, el papel del especialista en inventarios está cada vez más impulsado por la tecnología. Esto es evidente mediante el uso cada vez mayor de programas digitales como el software de gestión de almacenes (WMS) para agilizar el control de stock y eliminar el riesgo de errores en la gestión de inventario.
Funciones de un especialista de inventario
El especialista en inventario es responsable de mantener niveles óptimos de stock para garantizar la disponibilidad de productos para el cumplimiento de pedidos.
En términos más simples, su función principal es diseñar e implementar procedimientos y técnicas que agilicen su gestión y al mismo tiempo satisfagan la demanda de los clientes.
El técnico o especialista de inventario juega un papel crucial en el mantenimiento de la cadena de suministro de una empresa. Una responsabilidad clave es mantenerse actualizado sobre el punto de reorden de cada producto, que es el momento perfecto para comprar nuevo inventario de un proveedor para garantizar una disponibilidad de stock adecuada.
Para administrar eficientemente la mercancía, este especialista debe verificar periódicamente el punto de pedido de cada artículo para garantizar que el almacén esté siempre abastecido para satisfacer la demanda y evitar roturas de stock.
Es una persona técnicamente capacitada que debe conocer bien las cualidades únicas de cada producto, las condiciones de almacenamiento necesarias, así como la distribución y layout del almacén para implementar una estrategia logística óptima. Con la presión de posibles retrasos o errores en los envíos o entregas, este individuo debe poseer la capacidad de prosperar bajo presión.
Este perfil logístico trabaja estrechamente con el responsable de almacén para diseñar estrategias de colocación de productos. Por ejemplo, el especialista en inventarios es el primero en darse cuenta cuando ciertas existencias se están agotando o cuando la rotación de un producto está cambiando, y luego debe informar al gerente para ajustar la estrategia en consecuencia.
Dada su responsabilidad en la gestión del inventario en el almacén, las empresas suelen exigir a estos técnicos que también capaciten a los distintos operadores que manejan el stock en aspectos como métodos de almacenamiento, procesos de flujo de trabajo y tipos de stock, entre otros factores.
- Desarrollar y aplicar estrategias para asegurar los niveles óptimos de stock.
- Supervisar los procesos de gestión y compra de stock.
- Monitorizar la rotación de stock en el almacén.
- Logística inversa, diseñar estrategias para organizar los artículos obsoletos o devueltos
- Calendarizar los inventarios cíclicos
- Preparar y realizar formación periódica a los demás operarios en la gestión del inventario.
Como componente central de su función, el especialista en inventario colabora con otros líderes de equipo (como producción, compras y marketing) para optimizar la logística de la empresa.
Un ejemplo concreto es la coordinación con el coordinador de logística o el gerente de almacén para implementar estrategias efectivas de colocación de productos y cumplimiento de pedidos.
Qué es el inventario
Un inventario es un registro completo y detallado de todos los bienes y productos que posee una empresa en un momento dado, un inventario abarca todo, desde los productos terminados hasta los materiales y componentes utilizados en la producción.
Tipos de inventario
Pueden clasificarse de acuerdo a diferentes variables, los más habituales son:
Según periodo fiscal
Este tipo de inventario se basa en el ejercicio fiscal, realizándose un inventario inicial al inicio del ejercicio contable, previo a adquirir más productos o vender alguno de ellos. Luego se realiza un inventario final al final del año fiscal o al cierre del año, para determinar los recursos obtenidos de todas las operaciones.
Según periodicidad
Dependiendo de la frecuencia, existen varios tipos de inventario, como inventarios anuales, periódicos, cíclicos o rotativos. A diferencia de los inventarios periódicos que se realizan simultáneamente para todas las referencias, los inventarios cíclicos se realizan para cada referencia individual. Además, existe un sistema de inventario perpetuo en el que se registra cada transacción de producto, brindando disponibilidad de stock en tiempo real.
Según el tipo de producto
Estos bienes, también conocidos como materias primas, insumos de fábrica utilizados en el proceso de producción, productos en proceso, productos terminados o inventario de mercancías, no sufren ninguna modificación antes de ser vendidos o distribuidos.
Según la función
El inventario en tránsito o en ductos se refiere a los bienes que se encuentran en camino hacia el almacén o que han sido solicitados. Es importante cuantificar este inventario para tener un control adecuado.
Por otro lado, el inventario de seguridad o de reserva se crea para enfrentar situaciones inesperadas como fallos en la producción, retrasos en las entregas o un repentino aumento en la demanda. Este inventario es esencial para garantizar una continuidad en el suministro de productos.
Además, existe el inventario de previsión o estacional, el cual se registra con el propósito de satisfacer las demandas futuras. Este tipo de inventario es clave para anticipar las necesidades del mercado y garantizar que los productos estén disponibles en el momento adecuado. Por último, el inventario de desacoplamiento se refiere a
Como hacer un inventario
Sin importar el tamaño de la empresa en cuestión, la gestión de inventario siempre puede ser un desafío. Aunque es una tarea compleja, existen formas de simplificarla y hacerla más llevadera.
Esta tarea forma parte esencial de la contabilidad de costes y su impacto en la organización es crucial. Una gestión eficiente del inventario tiene un efecto directo en la coordinación y administración de los recursos de la empresa, tanto para la venta como para el proceso productivo.
Cuando se trata de las tareas realizadas en los programas de gestión de inventarios, muchas veces implican decidir sobre métodos de registro, puntos de rotación, procedimientos de clasificación e implementación de métodos de control.
En última instancia, el objetivo de realizar estas tareas es mantener un nivel óptimo de stock. Ahora, echemos un vistazo a los pasos que debe seguir una empresa para garantizar una gestión de inventario sencilla.
Primer paso
Es esencial preparar adecuadamente el lugar donde se almacenan los productos de la empresa. Se recomienda contar con un amplio espacio, bien iluminado y organizado. Además, es importante incorporar estanterías etiquetadas para indicar el orden de la mercancía una vez que esté bien acomodada.
Tener un stock bien distribuido facilitará enormemente el buen flujo de todos nuestros artículos a nivel logístico, y también permitirá una mejor contabilidad en el apartado administrativo.
Segundo paso
Este punto se enfoca en la selección del sistema y el formato a utilizar para la organización del almacenamiento. Por lo general, dicha elección se encuentra estrechamente ligada al tipo de productos que se comercializan.
Es recomendable adoptar un sistema que se ajuste a la producción, pero siempre apostando por la automatización y la optimización de procesos, tal como lo permite la gestión en línea.
Tercer paso
Es necesario especificar la codificación a utilizar para cada producto, incluyendo diversas variables como color, modelo, proveedor, etc.
Cuanto más detallada sea la información proporcionada, más fácil será de encontrar y procesar para el sistema contable utilizado.
Cuarto paso
En esta etapa, la empresa debe elegir cuidadosamente sus herramientas de control de stock. La herramienta elegida dependerá en gran medida de la naturaleza de las actividades comerciales y de la cantidad de producto que se almacene. Como se mencionó anteriormente, las herramientas en línea agilizan enormemente todos los procesos, desde la clasificación hasta el seguimiento final.
Quinto paso
Una vez completados todos los pasos anteriores, es hora de realizar un inventario físico real y comenzar a registrar los movimientos de entrada y salida. Una vez implementado todo el sistema de clasificación y seguimiento, el paso final es ponerlo en práctica y ver cómo funciona.
Inventario y contabilidad
El inventario contable es una recopilación de todos los activos de la empresa, incluyendo su depreciación aplicable, fecha de adquisición y valor en libros. En esencia, abarca todos los activos que pueden almacenarse en cualquier forma y permite un registro preciso de las adiciones y enajenaciones. Esto garantiza una visión completa y precisa de los activos de la empresa.
Si bien un inventario se utiliza para controlar el stock de unidades de activo junto son sus correspondientes datos, hay distintas formas de llevarlo a cabo:
Inventario periódico
Este tipo de inventario tiene como objetivo revisar periódicamente todo el inventario. Se trata de comprobar la totalidad del inventario a intervalos mensuales, semestrales y anuales, según las necesidades de la empresa.
Inventario permanente
Este tipo de inventario se basa en un seguimiento continuo de las entradas y salidas de activos, ya sea en tiempo real o con actualizaciones diarias. Si bien este control de inventario puede ser más costoso, proporciona una comprensión más completa del estado de los activos de la empresa.
Inventario inicial
Se trata del inventario que posee la empresa al comienzo del año.
Inventario final
En este caso es el inventario que tiene la empresa al terminar el ejercicio contable.
Inventario mínimo
Al calcular la demanda potencial, este tipo de inventario nos permite determinar el inventario mínimo que cubrirá la demanda del mercado. Esto nos permite asegurarnos de que podemos cumplir con un nivel mínimo de ventas.
Métodos de control
Método de identificación específica
Este método asigna un costo especifico a cada artículo del inventario, lo que permite un control preciso de los costos de los bines vendidos y del inventario restante.
Método del Precio Medio Ponderado
Este método (PMP) calcula el costo promedio de los bienes del inventario, asignando el mismo costo a todos los artículos similares.
Método FIFO
Este método (First In, First Out) asume que que los primeros bienes en entrar al inventario son os primeros de salir, lo que resulta en un inventaro final compuesto por los bienes más reciente.
Método LIFO
Este método (Last In, First Out) asume que los últimos bienes en entrar al inventario son los primeros en salir, lo que resulta en un inventaro final compuesto por los bienes más antiguos.
Gestión de inventario
La gestión de inventario es la clave para organizar y controlar los productos almacenados en un almacén o entorno similar. Esta responsabilidad se extiende también a las tiendas que venden directamente al público.
Además de las materias primas y los productos, también hay que considerar otros elementos como repuestos, accesorios e incluso materiales de embalaje. Para gestionar eficazmente todo el inventario, es fundamental realizar un seguimiento de los productos entrantes y salientes.
Naturalmente, el paso inicial es aclarar la cantidad requerida de productos y determinar el momento adecuado para reponerlos para garantizar el funcionamiento eficiente del almacén o industria.
El especialista en inventarios lleva a cabo dos procesos clave. En primer lugar, sigue cuidadosamente los movimientos del almacén y, en segundo lugar, evalúa los niveles actuales de stock de los productos.
En la actualidad, numerosas empresas han optado por la digitalización de sus procesos de almacén con el objetivo de optimizar su desempeño y minimizar la posibilidad de errores en la gestión del inventario.
Software especializado en gestión de inventario
El papel del especialista en esta área ha evolucionado significativamente, pasando de ser un simple operario encargado de realizar un seguimiento manual del stock a un profesional que utiliza software especializado para llevar a cabo sus tareas
Mediante la implementación de un software de gestión de almacenes se hace posible el control en tiempo real de la mercancía entrante y saliente, así como del estado de cada artículo almacenado. Es tarea del especialista en inventarios diseñar una estrategia que aproveche los beneficios de automatizar la gestión, desde la ubicación del inventario hasta el flujo de mercancías y el suministro de stock.
Un software como Mobility Live SGA elimina la necesidad de que el especialista en inventarios realice recuentos cíclicos de mercancías, automatizando las técnicas de gestión de stock y eliminando el riesgo de errores durante el proceso.
En conclusión, la incorporación de programas de gestión, como un sistema de gestión de almacenes (SGA), ha provocado un cambio en las responsabilidades del especialista de inventario.
Anteriormente, su labor se limitaba a realizar inventarios periódicos, pero en la actualidad, se requiere un perfil más técnico, especialmente en empresas de gran tamaño, con habilidades para utilizar programas informáticos y elaborar estrategias eficientes de control de inventario para mejorar las operaciones logísticas en el almacén.
