El control de inventario se refiere al proceso de monitorear y gestionar los niveles de inventario de una empresa u organización. Se trata de una práctica crucial para cualquier empresa que tenga productos o materias primas almacenadas, ya que un control inadecuado de inventario puede llevar a una serie de problemas, como la falta de stock para cumplir con la demanda de los clientes, la acumulación de exceso de inventario y costos asociados, el aumento de los costos de almacenamiento y la pérdida de productos debido a la caducidad o la obsolescencia.
El control de inventario implica llevar un registro preciso y actualizado de la cantidad de productos o materias primas que tiene una empresa, su ubicación en el almacén, el costo de cada uno, la fecha de adquisición y cualquier otra información relevante. Esta información permite a la empresa gestionar su inventario de manera eficiente, optimizar los niveles de stock para satisfacer la demanda de los clientes y minimizar los costos asociados al almacenamiento de inventario.
El uso de un software de gestión puede facilitar el control de inventario, pero además este tipo de soluciones han cambiado la forma como se gestiona el almacén.
El objetivo final es la optimización de los costes y conseguir un equilibrio entre las salidas (ventas) y las entradas (compras) de material.
Qué sistemas de inventarios existen
Existen varios sistemas de inventarios que una empresa puede utilizar para controlar su inventario. Algunos de los sistemas de inventarios más comunes son:
Sistema de Inventario Periódico: Este sistema se basa en controlar el inventario que implica contar el inventario en intervalos regulares y ajustar el saldo de inventario en consecuencia. En este sistema, la empresa no mantiene un registro continuo y actualizado de las existencias de inventario, sino que simplemente cuenta el inventario al final de un período contable, como un mes o un trimestre.
En el sistema de inventario periódico, las compras de inventario se registran en una cuenta de compras de inventario. Al final del período contable, se cuenta el inventario físico y se determina la cantidad de inventario disponible. Luego, se calcula el costo de las ventas para el período, restando la cantidad de inventario disponible al inicio del período más las compras realizadas durante el período, de la cantidad de inventario disponible al final del período. El resultado es el costo de los bienes vendidos durante el período.
Una vez que se determina el costo de los bienes vendidos, se ajusta la cuenta de compras de inventario para reflejar el costo real de los bienes vendidos. Si hay una diferencia entre el costo de las compras y el costo real de los bienes vendidos, se registra como una ganancia o pérdida en la cuenta de resultados.
El sistema de inventario periódico es más simple y menos costoso que el sistema de inventario permanente, pero tiene algunas desventajas, como una falta de información en tiempo real sobre el inventario y la posibilidad de un mayor margen de error en la contabilidad del inventario. Este sistema puede funcionar bien para empresas con un inventario pequeño o estable, pero puede no ser adecuado para empresas con un alto volumen de inventario o que requieren una gestión de inventario más detallada.
Sistema de Inventario Permanente: Este sistema mantiene un registro en tiempo real de las entradas y salidas de inventario mediante el uso de software y tecnología de escaneo de códigos de barras. Es un sistema más preciso y proporciona información actualizada en tiempo real sobre el estado del inventario. En este sistema, cada vez que se realiza una transacción de inventario, ya sea una venta, una compra o una devolución, se registra inmediatamente en el sistema de inventario.
En el sistema de inventario permanente, se utiliza una cuenta de inventario en el balance general para registrar la cantidad y el valor de las existencias de inventario. Cada vez que se realiza una compra de inventario, se registra como un aumento en la cuenta de inventario, y cada vez que se realiza una venta, se registra como una disminución en la cuenta de inventario. De esta manera, el saldo de la cuenta de inventario siempre refleja la cantidad de inventario disponible en el almacén.
El sistema de inventario permanente proporciona información en tiempo real sobre el inventario y permite una gestión de inventario más detallada y precisa. Los informes de inventario se pueden generar en cualquier momento y se pueden utilizar para optimizar los niveles de stock y evitar la acumulación de exceso de inventario. Además, el sistema de inventario permanente es menos propenso a errores de contabilidad que el sistema de inventario periódico, ya que cada transacción se registra inmediatamente.
Sin embargo, el sistema de inventario permanente puede ser más costoso y complejo de implementar y mantener que el sistema de inventario periódico. También puede requerir una mayor inversión en tecnología y capacitación de personal. Este sistema se recomienda para empresas con un alto volumen de inventario y una necesidad de gestión de inventario en tiempo real y detallada.
Sistema Justo a Tiempo (JIT): El Sistema Justo a Tiempo (Just In Time, JIT) es un enfoque de gestión de la producción que tiene como objetivo producir y entregar productos o servicios en el momento exacto en que son necesarios, reduciendo así el inventario y los costos asociados a él. El JIT se basa en la idea de producir lo necesario, en la cantidad necesaria y en el momento necesario, utilizando procesos de producción eficientes y eliminando los desperdicios en el sistema. Este enfoque se utiliza ampliamente en la fabricación y en otros sectores empresariales para mejorar la eficiencia y reducir los costos.
Sistema de Inventario ABC: Este sistema utiliza una técnica de gestión de inventarios que clasifica los productos o materiales en tres categorías en función de su valor relativo. La categoría A representa los productos de mayor valor y menor cantidad en inventario, la categoría B representa los productos con un valor intermedio y una cantidad moderada en inventario, y la categoría C representa los productos de menor valor pero con una cantidad en inventario más alta.
Esta técnica se utiliza para mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios, centrándose en los productos más valiosos y reduciendo los costos asociados a los productos de menor valor. La categorización de los productos ayuda a los gerentes de inventario a tomar decisiones más informadas sobre cuánto inventario mantener, cuándo pedir nuevos suministros y cuánto gastar en cada categoría de producto.
Sistema de Inventario MRP: MRP (Material Requirements Planning, Planificación de Requerimientos de Materiales) es una técnica de gestión de inventarios que ayuda a las empresas a planificar y controlar la producción y el inventario de los materiales necesarios para la fabricación de productos.
El MRP utiliza información de la demanda de productos, los tiempos de producción y los niveles de inventario para determinar cuánto material se necesita, cuándo se necesita y cuándo se debe hacer el pedido. El sistema genera un plan de producción detallado que muestra la cantidad y el momento en que se deben producir los materiales necesarios para cumplir con la demanda de los clientes.
El MRP se utiliza para evitar la falta de materiales, reducir los costos de inventario, planificar la producción de manera más efectiva y mejorar la satisfacción del cliente al cumplir con las fechas de entrega.
Sistema de Inventario Kanban: Se utiliza comúnmente en la producción de flujo continuo y en el control de inventario en tiendas minoristas. El Sistema de Inventario Kanban es una técnica de gestión de inventarios que se utiliza para controlar el flujo de materiales y reducir el inventario en el proceso de producción.
El sistema Kanban utiliza tarjetas, etiquetas u otros medios visuales para señalar el momento en que se debe producir o suministrar un material o producto en un proceso de producción. Cuando se consume un material o producto, se utiliza la tarjeta o etiqueta correspondiente para señalar la necesidad de reabastecimiento y el inicio del proceso de producción.
El sistema Kanban se basa en el principio de «producción justo a tiempo» (Just in Time, JIT) y se utiliza para reducir los costos de inventario, mejorar la eficiencia de la producción y mejorar la calidad del producto. Al controlar el flujo de materiales, el sistema Kanban permite a las empresas producir sólo lo que se necesita y en la cantidad necesaria, evitando la producción excesiva o la acumulación de inventario innecesario.
¿Cómo ayuda la tecnología en el control de inventario?
El uso de un software de gestión puede facilitar el control de inventario, pero además este tipo de soluciones han cambiado la forma como se gestiona el almacén. La automatización de procesos reduce los errores, permite una gestión eficaz del producto, garantiza el almacenamiento seguro de datos y el intercambio de información.
Además, junto con el uso de un software de gestión, te permite mejorar muchos aspectos de tu negocio, como minimizar el riesgo de pérdida de producto o robo y, al mismo tiempo, te ofrece una visión más clara de la ubicación y el estado de todos los productos, la capacidad de hacer previsiones sobre las ventas con una mayor precisión creando pronósticos realistas de compra y venta basados en el historial del negocio y analizar los datos en tiempo real para ofrecernos una visión clara del estado actual de los materiales.
En resumen, el control de inventario es un elemento imprescindible para una gestión inteligente de tus mercancías y para sacarles el máximo partido.
Si buscas un software especializado para garantizar mejores resultados, más productividad, mejorar el servicio al cliente y una tener una visión más clara de las existencias de tu almacén, descubre cómo en Mobility Live te ayudamos a abordar los retos específicos de tu entorno operativo con nuestro software de inventario y stock.
Cada sector de actividad profesional, tan sea distribución, construcción o fabricación, tiene sus propias necesidades.
