La rotura de stock es un problema común en la gestión de inventarios que puede tener consecuencias negativas en la satisfacción del cliente y en la rentabilidad de la empresa.
Una de las principales causas de la rotura de stock es la falta de previsión de la demanda. Por lo tanto, es importante analizar el mercado y estimar la demanda con los márgenes de error adecuados.
Además, es fundamental controlar los tiempos de entrega y tener un stock de seguridad para los productos, con una gestión eficiente del inventario. Esto incluye llevar a cabo una adecuada previsión de la demanda, contar con un sistema informático que vertebre los procesos en la cadena de suministro, controlar los KPI en la gestión del stock y adoptar un sistema de inventario permanente.
En este artículo, exploraremos qué es la rotura de stock, por qué ocurre y cómo se puede evitar.
¿Qué es la rotura de stock?
La rotura de stocks se produce cuando una empresa no tiene suficiente inventario para satisfacer la demanda de sus clientes. Esto puede deberse a una variedad de factores, como una mala planificación de la demanda, problemas en la cadena de suministro o una alta tasa de ventas inesperada.
Esto es un problema común que se enfrentan las empresas de comercio electrónico, dado que la falta de producto en los almacenes conlleva siempre retrasos y pérdidas económicas.
La rotura de stocks puede tener consecuencias negativas para las empresas. En primer lugar, puede resultar en una pérdida de ventas y clientes insatisfechos. Además, puede aumentar los costos logísticos y dañar la reputación de la empresa.
La rotura de stock produce una mala imagen de la empresa y por tanto pérdida de clientes, los clientes empezarán a sentir que la empresa es poco confiable y al realizar transacciones sin disponer del producto denota poca profesionalidad.
Si un producto se agota con rapidez, debe reabastecerse con mayor celeridad, cuanto más dure la rotura de stock, más ingresos perderá tu negocio.
Una rotura de stock puede producir costes adicionales e inesperados en tu negocio, como tener que cubrir los gastos de envío urgentes para reponer el stock de forma más rápida, por no hablar del lucro cesante que se produce con la cancelación de pedidos o el coste de lidiar con las quejas de los clientes, además de tener que implementar estrategias para recuperar la confianza del cliente en forma de programas de fidelización o cupones de descuento.
¿Cómo se puede evitar la rotura de stock?
Existen varias estrategias que las empresas pueden utilizar para evitar la rotura de stocks:
1 Diversificación de proveedores o centros de distribución:
La mejor manera de minimizar el riesgo de rotura de stock es colaborando con múltiples proveedores repartidos por toda la geografía, esa capilaridad de proveedores, permite recurrir a alternativas en caso de que un almacén en concreto sufra una rotura de stock.
2 Contar con un sistema informático eficiente:
Un sistema informático eficiente puede ayudar a las empresas a planificar y coordinar mejor sus procesos logísticos y reducir el riesgo de roturas de stock.
Monitorizar constante el inventario y crear análisis predictivos son otros puntos interesantes que encontramos en los sistemas de seguimiento de inventarios en tiempo real. Eso les permite ver el stock disponible y saber cómo está el inventario, con esta información, la toma de decisiones es más eficaz y rápida.
La implantación de un software especializado en la gestión empresarial se ha revelado como una potente estrategia de control y optimización de los flujos logísticos. Debido a la alta complejidad de los procesos, normalmente se requiere una integración de diferentes tipos de sistemas.
En esta línea, destaca el ERP (Enterprise Resource Planning) como elemento vertebrador unido a sistemas más específicos como el software de gestión de almacenes o los programas de gestión de flotas de transporte.
Uno de los principales objetivos que se busca lograr con el uso de estos sistemas es controlar los niveles de inventario disponible en los distintos puntos de la cadena de suministro, tanto en almacenes, como en tiendas físicas.
Asimismo, es imprescindible establecer alertas que indiquen el momento en el que hay que efectuar el reabastecimiento de determinadas referencias. Estos programas también minimizan los errores humanos en la gestión de procesos.
3 Controlar los KPI en la gestión del stock:
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son datos y métricas de rendimiento que nos ayudan a cuantificar la eficacia de las operaciones de almacén, nos permiten seguir del progreso de las operaciones logísticas, aumentar la productividad y mejorar de forma continua la calidad de servicio, proporcionando información valiosa sobre el rendimiento del inventario y ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas sobre su gestión, controlar en tiempo real y fidelización del cliente.
Toda gestión de stock se sostiene sobre un equilibrio entre la demanda del producto y su existencia en el almacén. La rotura de stock llega cuando este equilibrio se quiebra.
Dentro de los KPI que medir como parte de la gestión logística se encuentra el índice de rotura de stock, que se calcula de la siguiente forma:
Índice de rotura = pedidos no satisfechos / pedidos totales x 100
Llevar un control de los indicadores clave en gestión de inventarios es fundamental para evitar incurrir en ineficiencias que puedan originar roturas de stock.
4 Adoptar un sistema de inventario permanente:
Un sistema de inventario permanente permite a las empresas realizar un seguimiento constante del inventario disponible y tomar medidas preventivas antes de que se produzca una rotura.
Este sistema mantiene un registro en tiempo real de las entradas y salidas de inventario mediante el uso de software y tecnología de escaneo de códigos de barras. Es un sistema más preciso y proporciona información actualizada en tiempo real sobre el estado del inventario.
En ocasiones, la rotura de stock se produce por no ser capaz de localizar los productos dentro de la instalación, aun estando disponibles en el inventario de la empresa.
Esta es una de las complicaciones que se resuelven implantando un software de gestión de almacenes SGA que permita operar con un sistema de inventario permanente.
En este sentido, el software de gestión de almacén garantiza el acceso a los datos de stock en tiempo real, pudiendo controlar qué hay en el almacén y dónde se encuentra.
Además, informatizar la base de datos de las existencias permite analizar el histórico y ver las fluctuaciones del stock para así identificar productos clave para la empresa.
5 Automatizar los procesos intralogísticos:
La automatización y mecanización de un almacén o de la intralogística de la empresa puede ayudar a reducir los errores humanos y mejorar la eficiencia en los procesos logísticos.
En todo inventario se dan mermas, es decir, pérdidas de mercancía por deterioro, errores en la manipulación, mala conservación, etc…y se debe tener controlado para evitar que las mermas no precipiten roturas de stock, estableciendo accesos limitados a la base de datos del inventario.
Automatizar el manejo de cargas, mejora la seguridad de los movimientos y evita accidentes que puedan dañar la mercancía y al personal. Además, el uso de máquinas también refuerza el respeto a los flujos de mercancías FIFO o LIFO.
6 Implementa una política de devoluciones:
Si gestionas incorrectamente las devoluciones tendrás que almacenar muchos productos en tus almacenes, lo cual deja menos espacio para recibir nuevos productos. Así que convierte las devoluciones en nuevas ventas, para reducir tu índice de rotura de stock e implementa tácticas para gestionar las devoluciones de forma eficiente.
Cada devolución conlleva un coste adicional de almacenamiento, transporte, mano de obra… implantando diferentes tipos de procesos logísticos en cada tipo de devolución.
El primer paso para gestionar las devoluciones de forma eficiente es establecer políticas de devolución claras y transparentes. Los clientes deben saber exactamente cuáles son los plazos y condiciones para devolver un producto. Esto ayuda a evitar malentendidos y disputas innecesarias.
Proporciona a los clientes la posibilidad de rastrear el estado de sus envíos y devoluciones en línea. Esto reduce la incertidumbre y mejora la experiencia del cliente.
Además, implementar un sistema de autorización de devoluciones puede ayudar a filtrar las devoluciones no válidas o fraudulentas. Esto permite que la empresa revise y apruebe cada solicitud de devolución antes de proceder con el proceso de automatización de devolución puede acelerar significativamente la gestión de devoluciones.
Utilizar un software especializado puede ayudar a rastrear el estado de las devoluciones, coordinar la logística y procesar reembolsos de manera eficiente.
Cómo saber si mi empresa tiene una rotura de stock
Para saber si tu empresa tiene una rotura de stock, es importante que realices un seguimiento constante del inventario disponible y la demanda de tus clientes. Si notas que hay una discrepancia entre la cantidad de inventario disponible y la cantidad de productos que se venden, es posible que estés experimentando una rotura de stock.
Además si los clientes tienen que esperar mucho tiempo para recibir sus productos, o los costos logísticos están aumentando debido a la falta de inventario, es posible que estés experimentando una rotura de stock.
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