Uno de los aspectos más relevantes y la clave del éxito de una empresa B2B es un control de stocks o de inventarios. Entendido como el conjunto de procesos relacionados con el suministro, almacenamiento y accesibilidad a las mercaderías de un negocio, con el objetivo de asegurar su disponibilidad gastando la menor cantidad de dinero posible.
Hablamos de un concepto que abarca diferentes aspectos, como el registro de cantidades, precio y ubicación de los productos, rotación de los mismos y gestión de la información derivada de ellos.
De ahí la importancia del control de inventarios en una empresa y la necesidad de implementar mecanismos y estrategias para mejorarlo.
Principales estrategias para mejorar el control de stock
Las estrategias de control de stocks son imprescindibles para cualquier empresa que maneje inventarios. Tener una buena gestión de stocks no solo ayuda a reducir los costos de almacenamiento, sino que también mejora la eficiencia de la cadena de suministro, aumentando la satisfacción del cliente al garantizando una disponibilidad constante de los productos.
1 Revisión periódica de stock
Implementar y optimizar todos los mecanismos de control y revisión de inventarios, lo ideal es determinarlo basándonos en datos del histórico de ventas y la demanda de los clientes.
Al definir este indicador puedes establecer buenas estrategias para mejorar el control de inventarios, porque sabes a ciencia cierta cuáles son las cantidades ideales de cada producto en stock y puedes priorizar su gestión, así una vez has determinado el nivel óptimo de stock, debes asegurarte de mantenerlo así en todo momento.
Para ayudarte en esta compleja tarea, puedes implementar un software de gestión de inventarios, una herramienta en la que tienes toda la información de la mercadería que sale o entra al almacén, y se actualiza en tiempo real.
2 Control de oferta y demanda
La empresa debe utilizar la información sobre las ventas anteriores y las tendencias del mercado para prever la demanda futura y ajustar los niveles de stock en consecuencia.
Además, puede utilizar técnicas de marketing y promoción para impulsar la demanda de ciertos productos, equilibrar la distribución de ventas o gestionar los cambios en la oferta, como la llegada de nuevos productos al mercado o los retrasos en la entrega de los proveedores.
Al hacerlo, las empresas pueden ajustar sus niveles de stock, y el ciclo de vida de cada producto, para garantizar que siempre tengan suficientes existencias para satisfacer la demanda, maximizando las ventas y reduciendo los costos de almacenamiento.
3 Apóyate en un software de facturación electrónica
El software de gestión es el mejor de todos los mecanismos de control de inventarios, pero si lo integras con un sistema de facturación electrónica puedes obtener mejores resultados. Cada vez que realices una venta y generes el respectivo DTE, el sistema de inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la mercancía vendida.
Básicamente, el software de facturación generará un reporte de ventas y compras en el que puedes visualizar qué productos has vendido y cuáles has adquirido durante un tiempo determinado.
Al compararlo con tu registro inicial de existencias deberías saber, en el papel, qué artículos tienes en almacén, cuáles no y cuáles tienen mayor rotación.
4 Plan logístico amplio e integral
Improvisar con el manejo del inventario es similar a gestionar el dinero y los gastos sin ningún control. Después de todo, está compuesto por activos que pasarán a ser líquidos en el corto plazo, por lo cual tienen un gran peso y valor financiero.
Por esta razón, desde el momento en que definas el plan de negocios, necesitas establecer un plan logístico y estratégico que abarque todas las acciones relacionadas con el control de esta área.
Además de establecer el nivel óptimo de stock y especificar las tecnologías y recursos que utilizarás para monitorear tus operaciones, por eso se debe especificar muy bien los métodos más útiles para promover el orden en los almacenes, preservando la calidad de las mercancías, los más comunes son el método FIFO y LIFO.
5 Lleva a cabo informes de gestión
Para que refuerces y consolides el control de inventarios, desarrolla informes de gestión periódicos que te permitan detectar puntos de mejora, problemas y, además, avances con respecto a meses o años anteriores.
Las pérdidas ocurridas en un periodo determinado de tiempo y las discrepancias entre el inventario físico y el digital son algunas muy buenas métricas que puedes analizar y documentar.
El rendimiento de los colaboradores involucrados con el manejo del inventario, el impacto real de las tecnologías implementadas y la efectividad del plan logístico son otros aspectos a tener en cuenta en los informes de gestión.
¿Cuál es la importancia del control de inventarios?
El manejo del stock es quizás el eslabón más importante de la cadena logística y de suministro. No administrarlo de forma adecuada genera desabastecimientos o quiebres de stock.
Por otra parte, están los excesos de inventario que afectan las finanzas del negocio al generar gastos de almacenamiento innecesarios y representar dinero inmovilizado “en una bodega”.
En resumen, las estrategias de control de stocks son cruciales para la gestión eficiente de inventarios, así de la importancia de utilizar técnicas como la revisión periódica de inventario, el control de la demanda y la oferta, el ciclo de vida del producto o la gestión de proveedores para maximizar las ventas, reducir los costos de almacenamiento y mejorar la satisfacción del cliente.
