En la gestión de inventarios, conocer en detalle nuestro inventario, su estado y su desarrollo, es un papel crucial para asegurar un flujo de suministro eficiente y satisfacer la demanda del mercado, para que nuestro comercio funcione correctamente.
El stock de seguridad, también conocido como inventario de reserva, es una cantidad adicional de productos almacenados por encima del nivel de stock mínimo. Su propósito principal es proteger a una empresa de posibles variaciones en la demanda y en los tiempos de entrega de los proveedores.
¿Qué es el Stock de Seguridad?
El stock de seguridad se define como la cantidad de inventario que una empresa mantiene en un almacén para enfrentar las incertidumbres en la demanda y en los tiempos de entrega.
En otras palabras, es una precaución para evitar imprevistos y quedarse sin existencias en caso de fluctuaciones en la demanda o retrasos en la entrega de los proveedores. Si nuestro comercio logra implementar una buena gestión de sus almacenes, puede ahorrar en costes innecesarios.
¿Cómo Calcular el Stock de Seguridad?
El cálculo del stock de seguridad se realiza a partir de una fórmula, pero para ello es necesario que tener bien claros los siguientes conceptos:
- Fluctuaciones de la demanda
El consumo no es una constante previsible. Más bien todo lo contrario. En ocasiones, puede ser errático y, sobre todo, incontrolable. La única excepción es la estacionalidad, que siempre nos puede dar pistas de qué productos se van a vender más en una época que en otra.
- Lead time
O lo que es lo mismo: el tiempo que un proveedor tarda en suministrar un producto a nuestro almacén. Este es un factor que suele pactarse entre empresa y suministrador, pero eso no impide que haya retrasos que pueden tirar por la borda toda tu planificación.
- Nivel de servicio de la empresa.
Este término se refiere a la capacidad del almacén para suministrar un producto en el tiempo que el cliente lo espera. Un buen nivel de servicio de la empresa es, de hecho, el opuesto de la rotura de stock.
Conozcamos la fórmula para el cálculo del stock de seguridad
- SS: es el stock de seguridad.
- PME: es el plazo máximo de entrega, que se calcula considerando los posibles retrasos. Se mide en días, horas o cualquier otra unidad de tiempo.
- PNE: es el plazo normal de entrega que se suele emplear. Se mide en días, horas o cualquier otra unidad de tiempo.
- DD: significa la demanda media que se ha calculado para ese producto determinado en una situación de normalidad. La medida suele ser unidades físicas del producto. La demanda media se calcula dividiendo el número de unidades por el número de días.
De esta manera, mediante el stock de seguridad, se tendrá un stock controlado de productos que servirán para que no se interrumpa el suministro cuando se presenten problemas que están fuera del alcance de la organización para poder seguir abasteciendo a los clientes.
Lo ideal sería hacer un stock de seguridad para todos los productos, pero esto resulta demasiado costoso, por lo que una de las primeras cosas que deberemos decidir es aquellos productos en los que nos va a resultar rentable mantener un stock de seguridad.
Para ello podemos revisar algunas de estas variables:
- El grado de incertidumbre: basado en el histórico de la desviación de la demanda
- Los costes de inventario
- El valor de los productos: cuáles son más caros y cuáles menos
- Los plazos de entrega
- Desviación normal del plazo de entrega de los pedidos
- Desviación estándar de la demanda
- Tasa de servicio deseado
Ejemplo de Cálculo del Stock de Seguridad
Supongamos que tenemos que gestionamos un almacén de productos de bebidas, y queremos calcular el stock de seguridad para un tipo específico de bebida. Vamos a utilizar la fórmula proporcionada:
SS = (PME – PNE) * DD
Tenemos los siguientes datos para nuestro cálculo:
- PME (Plazo Máximo de Entrega): 10 días
- PNE (Plazo Normal de Entrega): 7 días
- DD (Demanda Diaria Promedio): 30 unidades por día
Vamos a calcular el stock de seguridad:
SS = (10 – 7) * 30
SS = 3 * 30
SS = 90 unidades
En este ejemplo, el cálculo del stock de seguridad nos indica que deberíamos mantener un inventario adicional de 90 unidades de la bebida en nuestro almacén. Esto actuará como un colchón de seguridad para manejar posibles retrasos en la entrega o variaciones en la demanda.
Explicación del Ejemplo:
En el contexto de un almacén de productos de bebidas, el plazo máximo de entrega (PME) representa el tiempo máximo que podría demorar la llegada de un nuevo lote de bebidas, considerando posibles retrasos en el transporte o la producción. Por otro lado, el plazo normal de entrega (PNE) es el tiempo que se espera de manera habitual para la entrega de los productos.
La demanda diaria promedio (DD) se refiere a la cantidad promedio de unidades de bebida que se venden por día en condiciones normales.
Al aplicar la fórmula, estamos calculando la diferencia entre el plazo máximo de entrega (PME) y el plazo normal de entrega (PNE), y luego multiplicamos esta diferencia por la demanda diaria promedio (DD). El resultado es el stock de seguridad necesario para garantizar que el almacén tenga suficiente inventario para cubrir la demanda durante posibles retrasos en la entrega.
En este ejemplo, mantener un stock de seguridad de 90 unidades permitirá al almacén asegurarse de que siempre haya suficientes bebidas disponibles para satisfacer las necesidades de los clientes, incluso en situaciones imprevistas.
Punto de Pedido y Stock Mínimo
A la hora de calcular el stock de seguridad entra en juego otro concepto: el punto de pedido. Este hace referencia al nivel o cantidad de stock a partir del cual es necesario realizar un pedido, de una materia prima, producto, etc.
El punto de pedido es una barrera de protección extra ante la rotura de stock, cuando la demanda varía con cierto grado de incertidumbre, puede aparecer un periodo de vulnerabilidad, desde el momento en que se lanza al pedido hasta que se recibe, y en el que se pudiera tener roturas de stock.
Se trata de el momento en el tiempo en que es preciso contactar a los proveedores para que suministren los productos agotados para que lleguen a tiempo.
La puntualidad en este caso, estaría relacionada con tener la certeza de que esos productos se hallarían en el almacén de la empresa antes de que fuera necesario recurrir al stock de seguridad.
El stock mínimo, por otro lado, es la cantidad mínima de inventario que una empresa debe mantener para evitar quedarse sin existencias antes de que llegue un nuevo pedido.
Implementar un software de gestión del almacén
El stock de seguridad es una herramienta esencial en la gestión de inventarios de un almacén, ayudando a las empresas a enfrentar las incertidumbres en la demanda y los tiempos de entrega.
Calcular adecuadamente el stock de seguridad, el punto de pedido y el stock mínimo permite a las empresas mantener un flujo de suministro eficiente, cumplir con las expectativas de los clientes y multiplicar la eficiencia en tu almacén.
Al comprender y aplicar estos conceptos, las organizaciones pueden optimizar su gestión de inventarios y garantizar un funcionamiento fluido de sus operaciones comerciales.
Tan negativa es la falta de stock de seguridad como el exceso. Lo ideal, es encontrar el equilibrio, por lo que si no queremos excedernos con el stock de seguridad deberemos:
- Utilizar softwares que ayudan con la gestión y el control de stock se han vuelto imprescindibles para las empresas, por la facilidad para gestionar un gran volumen de referencias y los descuadres de datos que se muestran en registros y lo que se guarda en el almacén.
La adopción de un Warehouse Management System (WMS, por sus siglas en inglés) puede ser una herramienta poderosa para optimizar el stock de seguridad. Contar con un buen software de gestión de almacenes proporciona información precisa y en tiempo real sobre el inventario, lo que permite un control más efectivo y la toma de decisiones informadas.
Algunos beneficios de implementar un software de gestión de almacenes incluyen:
- Automatización de procesos: La automatización de tareas repetitivas y manuales puede mejorar la eficiencia y reducir el riesgo de errores humanos, lo que a su vez disminuye la necesidad de un stock de seguridad excesivo.
- Mayor precisión en los datos de inventario: permite un seguimiento preciso de los niveles de stock y la ubicación de los productos en el almacén, lo que facilita la identificación de discrepancias y la toma de decisiones basadas en datos.
- Análisis de datos y generación de informes: Generar informes detallados sobre el rendimiento del inventario y las tendencias de venta, lo que ayuda a identificar áreas de mejora y ajustar el stock de seguridad de manera más efectiva.
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