El almacén es el corazón de cualquier empresa. En este espacio, se guardan productos y mercancías, se controla su calidad, se realiza el inventario y se preparan pedidos. Pero todo esto no es posible sin un SGA, un software de gestión de almacenes, la herramienta eficiente para canalizar y gestionar toda la logística
¿Qué es el software de gestión de almacenes o un SGA?
El software de gestión de almacenes (SGA), en inglés Warehouse Management System (WMS), es un programa que sirve para gestionar y automatizar las operaciones que tienen lugar en el almacén de manera habitual.
Puesto que la gestión de almacenes supone diversas tareas logísticas que van desde recibir, conservar y mover los materiales que se encuentran en el almacén hasta su envío, su correcta administración mediante el software de almacén apropiado evita problemas de roturas de stock https://www.mobilitylive.es/rotura-de-stock-como-se-puede-evitar/ y posibilita un mayor control de la mercancía.
Sea cual sea el tamaño del almacén de una empresa, contar con un SGA es fundamental para ahorrar costes, tiempo y recursos.
Un SGA es un programa diseñado multiplicar la eficiencia de tu almacén y para controlar, coordinar, supervisar y automatizar los procesos diarios de un almacén.
Estos procesos incluyen desde la recepción de mercancías hasta la preparación y envío de pedidos. Así esta herramienta es esencial para optimizar la gestión de tu almacén y, en última instancia, reducir los gastos operativos.
Eficiencia en procesos:
Un SGA automatiza tareas como la recepción, el almacenamiento y la preparación de pedidos. Esto minimiza errores humanos y acelera los flujos logísticos, lo que se traduce en un uso más eficiente del tiempo y los recursos.
Precisión en inventario
Gracias a la lectura de códigos de barras y la trazabilidad en tiempo real, el SGA mantiene un inventario exacto. Evita pérdidas por productos extraviados o mal etiquetados.
Optimización del espacio
El software asigna ubicaciones de manera inteligente, maximizando la capacidad de almacenamiento. Esto reduce la necesidad de espacio adicional y, por lo tanto, los costes asociados.
Reducción de errores de picking
El picking es una parte crucial del proceso de preparación de pedidos. Un SGA guía a los operarios hacia los productos correctos, minimizando errores y devoluciones.
Gestión de proveedores y compras
El SGA permite un seguimiento preciso de los proveedores y los niveles de stock. Esto facilita la negociación de precios y la compra oportuna, evitando excesos o faltantes.
Ahorro en mano de obra
Al automatizar tareas manuales, el SGA reduce la necesidad de personal dedicado a la gestión del almacén. Menos horas de trabajo significan menos costes laborales.
Mejora en la planificación
El SGA proporciona datos en tiempo real sobre la demanda, los tiempos de entrega y los patrones de consumo. Esto permite una planificación y gestión de pedidos más precisa y evita la acumulación innecesaria de inventario.
¿Qué elementos incluye un SGA?
Para optimizar un almacén han de tenerse en cuenta diversos elementos:
La forma de almacenamiento
Dependerá del número de productos que se almacenen y del diseño del espacio disponible para el almacenamiento el saber si se necesitarán más o menos cajas o estanterías.
La manera de recibir los productos
Una vez que llegan al almacén deben ser recibidos, clasificados y almacenados. Es importante determinar el proceso a seguir para cotejar que los productos están en condiciones óptimas.
Los gastos de almacenamiento
Almacenar un producto genera gastos relacionado con los salarios de las personas que gestionan el almacén, con los vehículos de transporte, con el alquiler del espacio, etc.
La clasificación
Clasificar y agrupar correctamente los artículos https://www.mobilitylive.es/agrupacion-y-gestion-de-pedidos/ puede ser la clave para optimizar el servicio que prestes. La clasificación con un mapa de calor te permitirá saber en todo momento dónde se encuentra cada uno.
El inventario
Tener un control del inventario https://www.mobilitylive.es/que-es-el-control-de-inventario-y-que-sistemas-de-inventarios-existen/ es el todo en un almacén, pero todo sistema de gestión de almacenes que elijas debe tener 3 características principales
Adaptabilidad
Deberá adaptarse a las condiciones de tu almacén en cada momento, por ejemplo, puede suceder que haya épocas con mayor volumen de pedidos como Navidad o el periodo de rebajas.
Funcionalidad
Tendrá que aportar funcionalidades que solucionen todas las necesidades del almacén, como el control y la salida de productos, la gestión del stock y del inventario, etc.
Facilidad de uso del SGA
El software de gestión de almacén debe ser fácil de utilizar por las personas que intervengan en todos los procesos de almacenamiento.
¿Qué ventajas puede aportarle un ERP para almacenes a tu empresa?
Como sistema de planificación de recursos empresariales destinado a la gestión del almacén, el software ERP https://www.mobilitylive.es/sga-y-erp-en-que-se-diferencian/ para almacenes se adapta a las necesidades de las empresas dotándolas de una mayor eficacia y flexibilidad en sus procesos.
La gestión de un almacén, es una tarea crítica para cualquier empresa de distribución que quiera controlar toda la información relacionada con sus productos e inventarios.
Cuando una empresa está en crecimiento, esta labor se vuelve más compleja, ya que el volumen de inventario y las transacciones aumentan considerablemente.
Integrar un software ERP para almacenes te ayudará con la gestión ya que está específicamente diseñado para el sector de la distribución.
ERP para gestión de almacenes
Los almacenes son el corazón de cualquier empresa logística, y un ERP especializado en su gestión es indispensable. Estos sistemas permiten un control total de las existencias, desde la recepción de productos hasta su ubicación y envío. Además, integran funciones como la optimización del espacio, seguimiento de inventario en tiempo real y gestión de pedidos, lo que agiliza las operaciones y reduce errores.
La gestión de flotas es uno de los desafíos más grandes en la logística. Un ERP diseñado para este propósito ofrece funcionalidades como seguimiento GPS en tiempo real, planificación de rutas eficientes, monitoreo del rendimiento de los vehículos y gestión del mantenimiento. Estas herramientas mejoran la visibilidad y el control sobre las flotas, reduciendo costos operativos y optimizando los tiempos de entrega.
ERP para gestión de transporte
El transporte es otro aspecto crítico en la cadena logística. Los ERP para gestión de transporte facilitan la planificación y coordinación de envíos, la gestión de contratos con proveedores, el control de costos y la monitorización de la calidad del servicio. Estos sistemas permiten una gestión integral del proceso de transporte, garantizando la eficiencia y la satisfacción del cliente.
ERP para análisis y reportes
La recopilación y análisis de datos o KPI’s https://www.mobilitylive.es/kpis-de-gestion-de-almacenes-control-en-tiempo-real-y-fidelizacion-del-cliente/ son cruciales para tomar decisiones informadas en la gestión logística. Los ERP que incluyen módulos de análisis y generación de informes ofrecen una visión completa y detallada de los procesos y el rendimiento de la empresa. Estas herramientas permiten identificar áreas de mejora, optimizar recursos y anticiparse a posibles problemas, mejorando la toma de decisiones estratégicas.
ERP para el seguimiento de mercancías
La gestión de flotas es uno de los desafíos más significativos en la logística moderna. En el 2024, los ERP diseñados para el seguimiento de flotas ofrecen funcionalidades avanzadas, como el seguimiento GPS en tiempo real, la planificación de rutas eficientes, el monitoreo del rendimiento de los vehículos y la gestión proactiva del mantenimiento. Estas herramientas mejoran la visibilidad y el control sobre las flotas, lo que permite reducir costos operativos, optimizar los tiempos de entrega y proporcionar un servicio de calidad superior.
Ventajas de un Software de Gestión de almacén
Las principales ventajas de tener un SGA es poder controlar los movimientos de la mercancía en tiempo real y realizar una gestión optimizada de su trazabilidad, por lo que aumentarás la capacidad y productividad en tus almacenes.
Así como conocer lo que hay en tu almacén y todos los datos sobre los productos almacenados, por lo que te ayudará a tomar decisiones importantes y elaborar estrategias de marketing más adecuadas para obtener una mayor efectividad en los procesos.
También es fundamental elaborar informes del estado de la compañía gracias a la información que podrás obtener del sistema ERP para el almacén.
Todo esto te hará ahorrar tiempo y gastos innecesarios en la realización de las tareas administrativas, evitando errores y aumentando la rentabilidad del negocio y mejorar la satisfacción del cliente final aumentando la fiabilidad de los servicios ofrecidos por tu empresa.
Un SGA no solo agiliza los procesos logísticos, sino que también contribuye significativamente a la reducción de costes operativos.
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