La gestión documental significa administrar eficazmente los documentos digitalmente para obtener el funcionamiento fluido de cualquier negocio. En el mundo digital, el software para gestionar documentos se ha establecido como una herramienta esencial para almacenar, organizar y manejar la creciente suma de información que las empresas crean y emplean a diario.
La integración de tecnologías emergentes y la digitalización de los procesos no solo mejoran las operaciones internas de los negocios, sino que también facilitan una toma de decisiones más ágil, potencian la experiencia del cliente y promueven la lealtad.
Al implementar un software de gestión documental, las empresas pueden experimentar una serie de ventajas significativas que van desde la reducción de costos hasta la mejora de la productividad y la seguridad.
En este artículo, exploraremos las ventajas de tener en una empresa un software de gestión documental.
Ventajas de implementar un software de gestión documental
1. Organización y accesibilidad mejorada
Una de las dificultades más grandes que enfrentan las empresas es asegurar la organización y fácil acceso a sus documentos. Las compañías pueden estructurar y clasificar sus documentos mediante un software de administración documental para obtener una búsqueda rápida y su recuperación. Adicionalmente, el personal puede acceder a la información en los archivos sin tener que esperar que estos se encuentren físicamente disponibles, lo que estimula el trabajo en equipo y permite ser flexible.
2. Reducción de costos y espacio de almacenamiento
Las empresas pueden reducir enormemente los gastos que estaban relacionados con el almacenaje físico de documentos migrando a software de gestión documental en un entorno digital. Esto puede conducir a ahorros cuantiosos a largo plazo debido a la disminución de la necesidad de suministros para archivadores, espacio de oficina y otros materiales necesarios para administrar documentos. De igual modo, al no utilizar papel, tinta u otros recursos consumibles las firmas pueden también minimizar su huella ecológica hacia la sostenibilidad.
3. Cumplimiento normativo y seguridad de datos
El marco reglamentario exige a las empresas que se ajusten al cumplimiento de la documentación. El software de gestión de documentos puede ayudar en el cumplimiento normativo a través del control total del acceso, modificación y eliminación de documentos. Por otro lado, cifrando los documentos y asegurándolos por medio de autenticación y otras funcionalidades avanzadas, las empresas pueden prevenir la pérdida o el robo de información sensible.
4. Mejora de la productividad y la eficiencia
La búsqueda de documentos realizada manualmente en un entorno basado en papel puede llevar mucho tiempo y requiere muchos recursos. Al utilizar un software de gestión documental, las empresas pueden optimizar los procesos de búsqueda e información que permiten dedicar tiempo a tareas más estratégicas y con más valor añadido. También, la automatización de flujos de trabajo y la colaboración en tiempo real apoyados por el software para la gestión documental podrían mejorar la productividad y eficiencia operativa en toda la empresa.
5. Apoyo a la toma de decisiones basada en datos
La toma de decisiones eficaz implica tener acceso a información relevante en el momento adecuado. El software de gestión de documentos permite a las empresas organizar sus datos y documentos en una ubicación central, lo que permite una fácil recuperación, análisis e informes. Este enfoque garantiza que los líderes empresariales puedan basar sus decisiones en datos precisos y actualizados, lo que conduce a mejores resultados.
6. Mejora en la atención al cliente
El acceso a la información de manera eficiente y oportuna tiene un efecto directo en el nivel de servicio al cliente, lo que en consecuencia puede resultar en una mayor satisfacción y fidelización
La gestión documental clave en todas las áreas de la empresa
La importancia de una gestión documental efectiva en todas las áreas de una empresa, es clave para optimizar la eficiencia, tanto en Equipos Comerciales, Servicios Técnicos, Fabricación, en el Almacén y como no en la área administrativa de la empresa.
El uso de sistemas de gestión de documentos en entornos corporativos tiene un impacto positivo en el flujo de trabajo, la toma de decisiones y el cumplimiento de las normas legales.
Un entorno de este tipo experimenta una amplia generación de información, que abarca desde contratos y órdenes de servicio hasta manuales de productos y certificados de calidad. En tales casos, la única manera de que los equipos accedan rápidamente a los datos requeridos, mantengan un registro exacto de estas operaciones y cumplan con los requisitos legales y de calidad es mediante la implementación de principios de gestión documental bien fundamentados.
Equipos comerciales:
En el mundo de los equipos comerciales, la gestión de documentos es fundamental para coordinar contratos, pedidos y facturas de manera eficiente. Con la automatización de la gestión de facturas, estas son capturadas, digitalizadas e indexadas antes de pasar por flujos de trabajo predefinidos para su aprobación, pago y archivo en un repositorio centralizado que permite búsquedas fáciles. También es crucial que el sistema documental incorpore documentos o albaranes firmados digitalmente para garantizar trazabilidad y seguridad. Los equipos comerciales necesitan acceder rápidamente a la información para ofrecer respuestas precisas a los clientes, agilizar los procesos de venta y mantener actualizada una base de datos con información sobre clientes actuales y potenciales.
• Acceso Rápido a Información de Clientes: Facilita la consulta de contratos, acuerdos y datos relevantes.
• Seguimiento de Oportunidades de Venta: Permite un acceso ágil a propuestas y ofertas.
• Mejora la Comunicación con Clientes: Al tener toda la información centralizada.
Servicios técnicos:
En el ámbito de la gestión de servicios técnicos, la rápida identificación y acceso a manuales de servicio, historial de reparaciones, garantías y otros documentos son fundamentales para la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. La gestión documental robusta asegura que los técnicos tengan acceso a la información pertinente en el momento y lugar adecuados, lo que permite una resolución más rápida de problemas y una mayor confianza del cliente en los servicios prestados.
• Historial de Equipos y Reparaciones: Facilita el seguimiento de mantenimientos y reparaciones.
• Documentación Técnica: Acceso rápido a manuales, especificaciones y guías de uso.
• Optimización de Recursos: Mejora la asignación de técnicos y la planificación de servicios.
Producción:
En los procesos de fabricación, la gestión documental es esencial para seguir los protocolos de control de calidad, mantener registros históricos de producción, acceder a especificaciones de producto y asegurar la trazabilidad de los componentes y materiales utilizados en la fabricación. La correcta gestión documental en este contexto garantiza la coherencia en la producción, la conformidad con los estándares de calidad y la capacidad de responder rápida y adecuadamente a auditorías y requisitos reglamentarios.
• Mayor productividad: La gestión documental permite una búsqueda y recuperación eficiente de documentos y expedientes. Al tener toda la información en un solo repositorio, se reducen los tiempos de búsqueda y respuesta, lo que mejora la productividad.
• Ahorro de costes: Al eliminar la necesidad de almacenar documentos en papel, se reducen los espacios físicos requeridos para preservar la documentación. Además, se disminuyen los gastos asociados con la impresión, fotocopiado y búsqueda de documentos.
• Mejora del ROI (Retorno de la Inversión): Numerosos estudios demuestran que la implementación de un gestor documental conlleva una mejora en el ROI. Esto se traduce en una reducción de costes, mayor calidad y una respuesta segura a las demandas documentales de la organización.
Logística:
En un almacén logístico, la gestión documental se centra en mantener un registro preciso de inventario, documentación de transporte, certificados de cumplimiento y otros documentos relacionados con la recepción, almacenamiento y envío de productos. La gestión documental efectiva en almacenes logísticos es crucial para la precisión en la gestión de inventario, la optimización de los procesos de recepción y envío, y el cumplimiento de los requisitos reglamentarios en materia de transporte y almacenamiento de mercancías.
Contar con un software de Gestión Documental de almacenes para la automatización del flujo de trabajo es básico para agilizar los procesos dentro de una cadena logística, la digitalización de estos procesos puede ayudar a las empresas a reducir papel, costos y errores humanos, así como a mejorar la eficiencia de sus procesos.
Esta herramienta también tiene la capacidad de integrarse con otros softwares y herramientas como ERP, CRM y Sistemas de Gestión de Almacenes SGA, lo que ayuda a crear flujos de trabajo sin interrupciones entre diferentes sistemas y proporciona visibilidad en tiempo real del inventario, el seguimiento de envíos y otra información clave.
La implementación de un gestor documental aumentará la capacidad de supervisar y rastrear su cadena de suministro.
• Organización Eficiente: Facilita la gestión de inventario, facturas, albaranes y otros documentos relacionados con el almacén.
• Seguimiento de Pedidos: Permite un acceso rápido a la información de pedidos y envíos.
• Reducción de Errores: Evita pérdida de documentos y errores en la gestión de existencias.
Administración:
La gestión documental es un aspecto fundamental en el área administrativa de una empresa, ya que tiene un impacto directo en la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la toma de decisiones. Una adecuada gestión documental implica la creación, almacenamiento, organización, recuperación y disposición final de la documentación de manera eficiente y segura, contar con un gestor documental como DocuWare que integra una amplia variedad de aplicaciones y sistemas empresariales, permite una experiencia de usuario fluida y una mayor eficiencia en la gestión de datos.
En el contexto administrativo, la gestión documental se centra en la optimización de los procesos relacionados con la generación, recepción, distribución y conservación de la documentación de la empresa. Esto incluye desde la gestión de facturas, firmas electrónicas, contratos, informes, hasta la comunicación interna y externa a través de correos electrónicos, memorandos y otros documentos.
• Reducción de tiempo y recursos: Con una clasificación digitalizada podemos acceder a los documentos de manera ordenada, agilizando los procesos administrativos y facilitando la toma de decisiones, permiten la indexación, búsqueda y recuperación rápida de la información con una total trazabilidad
• Regulaciones legales: Además, la gestión documental contribuye a garantizar el cumplimiento de las regulaciones legales y normativas relacionadas con la conservación y el tratamiento de la información.
• Sostenibilidad: Asimismo, la gestión documental aplicada al área administrativa promueve la reducción del uso de papel y la adopción de formatos digitales, lo que no solo contribuye a la sostenibilidad medioambiental, sino que también simplifica el almacenamiento, la copia de seguridad y la recuperación de la información.
• Seguridad: Los documentos contienen información confidencial y sensible, por lo que es fundamental implementar medidas de seguridad que eviten accesos no autorizados, pérdidas de información o manipulaciones indebidas. La encriptación, la autenticación de usuarios, las copias de seguridad periódicas y la auditoría de accesos son algunas de las prácticas que contribuyen a garantizar la seguridad de la documentación.
Gestión documental en la automatización de flujos de trabajo
Una de las ventajas más destacadas de los softwares de gestión documental es su automatización de flujos de trabajo. Esta función es fundamental para agilizar las tareas y procesos empresariales, lo que significa un aumento en la productividad.
Las empresas tienen la capacidad de crear flujos de trabajo a medida que incluyen aprobaciones, notificaciones y tareas específicas, lo que resulta en una mejora de la eficiencia y una disminución de errores humanos. Sin duda, esto brinda grandes beneficios a las organizaciones que manejan procesos complejos y repetitivos.
Los gestores documentales automatizados hacen el trabajo pesado por ti al eliminar tareas manuales en procesos empresariales cruciales. Esto no solo te permite aplicar reglas y enviar documentos automáticamente, sino que también hace que la información sea más accesible para aquellos que la necesitan.
Además, con un gestor de contenido empresarial, cualquier persona autorizada para ver o editar un documento puede acceder a él al instante. La dependencia de procesos manuales a menudo provoca retrasos en el trabajo. Un documento puede quedarse esperando durante días para ser procesado, solo para que alguien se dé cuenta de que nunca llegó a la persona adecuada. Pero al automatizar los flujos de trabajo, puedes estar seguro de que cada documento se envía correctamente y delegar tu responsabilidad en el proceso.
Un sistema automatizado de gestión documental garantiza un flujo de trabajo eficiente al eliminar la confusión que puede surgir con el uso de documentos en papel o la dependencia del correo electrónico para colaborar en contratos, políticas y otros proyectos con múltiples personas involucradas. Tener una única copia centralizada de un documento que solo puede ser consultada por una persona a la vez y es de solo lectura para los demás, evita la necesidad de lidiar con el problema de recopilar manualmente cambios o depender accidentalmente de información desactualizada.
Los empleados pueden acceder fácilmente a documentos y flujos de trabajo en cualquier momento y desde cualquier lugar. En el entorno laboral actual, donde el trabajo remoto y la colaboración en línea se están convirtiendo en la norma, esta característica se ha vuelto especialmente esencial. DocuWare promueve el trabajo en equipo fluido entre equipos geográficamente dispersos, lo que en última instancia resulta en una mayor eficiencia y productividad.
Mediante el uso de un gestor de documentos empresariales, es posible centralizar todos los documentos importantes de la empresa en un único lugar accesible para los empleados autorizados desde cualquier ubicación.
Esto significa que cualquier documento puede ser fácilmente consultado por cualquier empleado en cualquier momento, sin necesidad de pedirlo a otra persona. Gracias a la posibilidad de acceder a los documentos de manera remota, sus empleados pueden colaborar de forma fluida y eficiente en cualquier momento y lugar, lo que aumenta la agilidad y capacidad de respuesta de su organización.
En conclusión, la implementación de un software de gestión documental en una empresa ofrece una serie de ventajas que van más allá de la mera organización de documentos.
Desde la reducción de costos y el cumplimiento normativo hasta la mejora de la productividad y la toma de decisiones basada en datos, el software de gestión documental se ha convertido en un componente esencial para la gestión eficiente de la información en la era digital. Al adoptar esta tecnología, las empresas pueden posicionarse para el éxito a largo plazo al tiempo que fomentan una cultura de innovación y eficiencia en su operativa diaria.
En Mobility Live sabemos lo difícil que puede resultar encontrar el sistema ideal, por eso contamos con el mejor Software de Gestión Documental, Docuware, diseñado para automatizar los flujos de trabajo de la manera más eficiente y para gestionar la información de la compañía de manera rápida y transparente, tanto en la captura de los documentos, como en su archivado y en su búsqueda.
