Utilizar Internet para trámites administrativos ahorra costes, tiempo, materiales, recursos humanos, etc.
Las empresas deben distinguir entre procedimientos obligatorios que se deben hacer online, como los trámites fiscales y tributarios con la Agencia Tributaria, y procedimientos voluntarios que pueden hacerse online o no.
Para todas las partes involucradas en una transacción en línea, es fundamental contar con una firma digital o electrónica de la empresa o del propietario individual para acreditar su identidad. Este método seguro confirma la autenticidad y legitimidad de la transmisión de datos a través de Internet.
En España, la firma digital o firma electrónica está regulada por la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, mecanismo que garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos.
Al igual que una firma física, la firma digital o electrónica, certifica que el documento proviene de la persona que dice haberlo creado y que el contenido del documento no ha sido alterado.
Qué es la firma digital
Una firma digital, también conocida como firma electrónica, es el equivalente virtual de una firma manuscrita en el mundo off-line.
Es un fichero instalado en el navegador que permite la firma remota de las transmisiones de datos, la verificación de la recepción y la identificación del remitente de la transmisión.
Estos archivos, conocidos como firmas digitales, son únicos y son emitidos por entidades y organismos autorizados y certificados y reconocidos por las autoridades correspondientes. El fichero de firma digital es personal e intransferible, al igual que nuestro DNI o número de identificación fiscal, y acredita nuestra identidad en cualquier trámite electrónico.
Las tres funciones principales de la firma electrónica son:
- Identificar al firmante de manera inequívoca.
- Asegurar que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación.
- Garantizar el no repudio del documento firmado, es decir, que los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente no podrá decir que no ha firmado el documento.
El uso de una firma digital en formato PDF es una forma ampliamente adoptada de firmar documentos digitalmente. Permite a los usuarios firmar electrónicamente documentos PDF, lo que acelera el proceso de firma y elimina la necesidad de imprimir y escanear. Este método no sólo ahorra tiempo sino que también es respetuoso con el medio ambiente.
Diferencia entre la firma digital y el certificado digital
Para poder firmar digitalmente un documento se requiere un certificado digital. Este certificado contiene claves criptográficas, que son los elementos necesarios para la firma.
Por tanto, el certificado digital es la base de una firma digital y su finalidad es identificar de forma inequívoca a su titular -un individuo o entidad concreta- por parte de una entidad denominada prestador de servicios de certificación.
Este instrumento cuenta con los datos necesarios para firmar e identificar digitalmente a su titular con su información: nombre, número de identificación fiscal, claves de algoritmo y firma, fecha de vencimiento y entidad emisora.
La Autoridad de Certificación verifica que la firma electrónica corresponda a un usuario específico porque la autocertificación no garantiza la identidad reivindicada. Por eso los certificados están firmados por la Autoridad Certificadora.
Existen dos tipos de certificados digitales: los incorporados en el chip del Documento Nacional de Identidad (DNI) electrónico y los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
La mayoría de webs oficiales aceptan ambas opciones:
DNI electrónico o certificado
Utiliza el que tengas a mano o el que te resulte más cómodo. El certificado del DNI electrónico es fácil de obtener, pero más complicado de utilizar. Cuando recibas la tarjeta, podrás activar su chip y certificados en la comisaría. Para utilizarlo es necesario un lector de tarjetas compatible o el chip NFC de un teléfono móvil si es un DNIe posterior a 2015 con una aplicación oficial compatible.
Certificado de la FNMT
Habitualmente denominado certificado digital, visita la página web de solicitud de certificado individual y sigue los pasos recomendados. El proceso se puede completar principalmente en línea, pero deberá verificar su identidad en persona en una oficina autorizada. Una vez que tengas el certificado, podrás instalarlo en cualquier navegador o incluso en tu dispositivo móvil. Cuando realices trámites en un sitio web gubernamental, aparecerá una ventana solicitándote que selecciones el certificado.
Los certificados emitidos por la FNMT son más sencillos, ya que no necesitarás PIN ni dispositivo físico. Sólo tienes que instalarlos en tu ordenador o navegador.
Ambos tipos de certificados deberán renovarse cada pocos años, así que esté atento a sus fechas de validez para evitar su vencimiento.
En qué documentos de una empresa se puede usar la firma digital
Hoy en día, la firma digital o electrónica se ha convertido en una herramienta crucial para pymes y público en general. Son particularmente ventajosos para realizar transacciones en línea, especialmente con agencias gubernamentales.
Al adoptar herramientas digitales, las empresas pueden evitar la necesidad de imprimir documentos físicos como autorizaciones de servicios y acuerdos de compra de productos. Esto también elimina la necesidad de que los clientes pasen por procesos largos y engorrosos al realizar dichas transacciones.
Firma de contratos y acuerdos comerciales
Cualquier documento laboral como contratos de trabajo, formularios para clientes, acuerdos confidenciales y otros documentos legales, así como nóminas y certificados pueden ser firmados electrónicamente. Esta firma acredita tanto la validez del documento como su autenticidad. La firma electrónica garantiza que el contenido del documento no se modifique y que no se pueda negar su validez posteriormente.
Entrega de albaranes
La implementación de la firma digital en los albaranes de entrega conlleva una serie de mejoras sustanciales, simplificando procesos, elimina la necesidad de utilizar papel, aumenta de la eficiencia ahorrando tiempo y mejora de la experiencia del cliente ya que pueden firmar los albaranes de entrega de forma electrónica, sin necesidad de desplazarse o esperar.
Facturación electrónica
Las facturas electrónicas pueden ser firmadas digitalmente para confirmar su autenticidad y cumplimiento legal. Esto es especialmente relevante en el ámbito de la tributación y auditoría.
Trámites tributarios
Las Administraciones públicas, está digitalizando rápidamente sus procesos. Por ejemplo, la firma electrónica se utiliza en las relaciones con las autoridades fiscales, como en la presentación de la Declaración Trimestral del IVA, y con la Seguridad Social cuando se da de alta a un nuevo empleado.
Poderes simples
Si se precisa otorgar poderes simples a un abogado a un tercero, se puede hacer mediante un sencillo trámite en el que se acompañe un documento digital con la firma electrónica.
Autorizaciones
La firma digital puede utilizarse internamente en las empresas para aprobar gastos, autorizar proyectos y dar otros permisos o aprobaciones. Esto puede ayudar a ahorrar tiempo y simplificar los procesos, ya que los empleados pueden firmar documentos electrónicamente sin tener que reunirse en persona o enviar documentos por correo.
Comunicaciones oficiales
En el contexto de entornos corporativos donde la seguridad de la información es de gran importancia, las firmas digitales se pueden utilizar para autenticar y verificar la autenticidad de correos electrónicos y comunicaciones internas. Esto ayuda a garantizar la integridad y el origen de la información, minimizando el riesgo de violaciones de datos o acceso no autorizado.
Cómo firmar un documento con firma digital
Como hemos explicado anteriormente, para obtener una firma electrónica se debe acudir a una agencia autorizada que brinde el servicio de emisión y reconocimiento de titulares de firmas electrónicas.
Con la ayuda de conectores para soluciones ERP conocidas como Sage, DocuWare, Microsoft y más, la mayoría del software y las plataformas que admiten firmas digitales, como Sage Firma Digital integrada con VidSigner, hacen firmar y enviar documentos directamente agilizando los procesos de negocio.
Estas soluciones permiten cargar el documento, seleccionar el certificado digital y aplicar la firma sin esfuerzo, asegurando la legitimidad y autenticidad de la firma de la organización.
Actualmente las firmas electrónicas se adaptan tanto a situaciones presenciales como a distancia, combinando criptografía y biometría para ofrecer una manera segura de firmar electrónicamente documentos y contratos con total validez legal.
Crear, renovar, obtener y descargar la firma digital
Para obtener una firma digital es necesario seguir protocolos específicos establecidos por autoridades certificadoras reconocidas.
Siguiendo los pasos apropiados, incluida la verificación de la identidad, las personas u organizaciones pueden adquirir una firma digital válida. Esta firma garantiza la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos.
Creación de la firma digital
Obtener una firma digital significa obtener un certificado digital de una autoridad de certificación autorizada. Para comenzar el proceso de obtención de un certificado, es necesario presentar ciertos documentos y completar los formularios necesarios.
La autoridad de certificación verificará la identidad del solicitante antes de emitir el certificado. Una vez que haya obtenido el certificado digital, podrá almacenarlo en un dispositivo seguro, como una tarjeta inteligente o un USB, para su uso.
Renovación de la firma digital
Es importante renovar los certificados digitales antes de su expiración para garantizar su continuidad de uso. El proceso de renovación es similar a la solicitud inicial: – Se debe presentar documentación actualizada. – La entidad emisora verifica de nuevo la identidad del titular. – Se emite un nuevo certificado con una fecha de validez extendida.
Obtención de la firma digital
Para obtener una firma digital, una persona debe iniciar el proceso de solicitud comunicándose con una autoridad de certificación confiable. Por lo general, esto implica completar formularios en línea, enviar la documentación necesaria y seguir los procedimientos establecidos por la autoridad de certificación. Una vez aprobada la solicitud y verificada la identidad del solicitante, se emitirá un certificado digital que permitirá firmar documentos de forma segura con autenticación.
Descarga de la firma digital
Tras obtener el certificado digital, deberás descargarlo e instalarlo en el dispositivo, ordenador, teléfono móvil o tableta desde el que se realizarán las firmas digitales. La autoridad de certificación proporcionará instrucciones detalladas sobre cómo descargar e instalar el certificado en diferentes dispositivos y sistemas operativos. Es importante seguir los pasos proporcionados para garantizar que la firma digital esté lista para usarse para validar y autenticar documentos electrónicos.
Implementar la firma digital en tu empresa
¿Consideras implementar una firma digital en tu empresa? Esta opción te permite firmar documentos electrónicos con la misma validez legal que una firma manuscrita. Además, puedes obtener más pruebas de la identidad del firmante en comparación con los métodos tradicionales.
Para comenzar, es necesario determinar el tipo de firma que necesitas según el contexto.
Mobility Live ofrece el conector Sage Firma Digital integrado a VidSigner en Sage 200 y Sage Despachos Connected.
Con este software, puedes administrar firmas electrónicas con validación legal integradas con Sage 200 sin salir de la aplicación. El proceso es totalmente automatizado, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo.
Automatiza el proceso de firma de cualquier documento (facturas, albaranes, contratos, etc.) tanto en escenarios presenciales como en remoto.
Hay diferentes soluciones en servicios de firma digital que se adaptan a procesos diferentes, como la Firma Biométrica, Remota, Smartcard, Stamper, E-Delivery o la Firma Centralizada.
En cualquiera de las soluciones de firma digital antes mencionadas la identificación es imprescindible. El servicio de firma electrónica debe poder reunir pruebas suficientes para demostrar la identidad del firmante si se solicita de forma retroactiva.
La opción más adecuada para este paso de identificación dependerá del tipo de transacción, el riesgo involucrado y si se trata de un cliente nuevo o existente.
En determinadas situaciones, como en la firma remota, la doble validación siempre se realiza mediante correo electrónico y OTP (contraseña de un solo uso) en el teléfono inteligente del firmante para verificar de forma segura su identidad.
Para garantizar la seguridad jurídica se combinan dos elementos: un dispositivo independiente que permite al firmante interactuar directamente con todo el documento, que sirve como prueba en caso de litigio de que el documento firmado es el previsto; y la inclusión de un proveedor de servicios de confianza para garantizar la integridad y autenticidad del documento, asegurando que el documento enviado a firmar y el que fue firmado son exactamente iguales.
En el proceso de firma de un documento, los firmantes pueden completar los campos de datos en un formulario adjunto. Esto es frecuente en la atención médica, donde los pacientes completan consentimientos informados e historiales médicos. Estos formularios son cruciales para obtener la legitimación legal en el procesamiento de datos y el cumplimiento del RGPD.
La etapa final del proceso de firma electrónica es la firma, donde se materializa el consentimiento del firmante. Existen estándares internacionales específicos a considerar al seleccionar un sistema de firma electrónica. Esto es fundamental para garantizar que los documentos firmados sean autónomos y válidos en el tiempo, sin requerir la intervención del prestador ni de las partes implicadas en el momento de la formalización.
Utilizar la firma electrónica en el mundo empresarial ofrece muchos beneficios. Por un lado, proporciona mayor seguridad e integridad a los documentos. Una vez que un documento está firmado electrónicamente, su contenido no puede alterarse, lo que garantiza su autenticidad y la identidad del firmante. Además, la firma electrónica garantiza la confidencialidad, ya que el contenido del mensaje solo será conocido por las partes autorizadas.
Además, el uso de firmas electrónicas para documentos tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Ahorra papel, reduce la necesidad de almacenamiento físico de datos y reduce los costos administrativos. Además, las firmas electrónicas ahorran tiempo. Eliminan la necesidad de desplazamientos y agilizan la ejecución de procesos.
El uso de firmas electrónicas ofrece a las empresas una mayor productividad y competitividad, lo que indica una dedicación a la digitalización de sus procesos.
Las estadísticas muestran que la mayoría de las transacciones con firma electrónica se completan en un corto período de tiempo, destacando las ventajas de eficiencia y velocidad.
