Es muy importante que no confundas los diferentes tipos de facturas con el albarán o nota de entrega.
El albarán de entrega y la factura, son documentos con similitudes, pero la finalidad y validez legal es completamente diferente entre ambos. La gran diferencia entre una factura y un albarán, es que este último no tiene validez a efectos fiscales y no es obligatorio para justificar una transacción comercial.
Al realizar una transacción comercial, ambas partes involucradas en una operación acreditan la entrega y recepción de un bien o servicio a través de un documento comercial. Este documento se denomina albarán de entrega.
Este documento sirve para registrar una transacción, pero no indica ningún pago realizado. Para eso está la factura, ésta tiene validez administrativa y fiscal sólo si se emite correctamente.
En cambio, cuando hablamos de los documentos que sirven para deducir gastos, es imprescindible emitir una factura, sobre todo con la deducción del IVA porque el reglamento del IRPF y Sociedades no admiten otros justificantes.
La factura siempre debe emitirse después del albarán de entrega. Es decir, una vez el receptor del bien o servicio firme la recepción del mismo y con ello de potestad para generar la factura correspondiente.
¿Qué es el albarán de entrega?
El albarán de entrega es un documento imprescindible en cualquier proceso de logística y distribución de productos. Sirve como prueba de que un producto o mercancía específico se ha entregado en un lugar y hora específicos, y tanto el vendedor como el comprador lo utilizan para confirmar que la transacción se ha completado con éxito.
Existen dos tipos de albaranes: el albarán valorado, en el que se incluye el precio desglosado de cada uno de los productos o servicios vendidos con sus posibles descuentos y su IVA, y el albarán sin valorar, que se ciñe a la mercancía que se ha transportado o al servicio que se ha vendido.
Para realizar correctamente un albarán de entrega valorado debe incluirse un número de documento, la fecha de la transacción y los datos del emisor, con su CIF/NIF y razón social.
El albarán de entrega es un documento imprescindible, ya que permite a ambas partes verificar que se ha producido la entrega de la mercancía en el lugar y momento acordados.
Para tener un control de la gestión de entrega de albaranes de entrega és imprescindible contar con un Software de gestión de entrega de albaranes como Sage Mobility Live Delivery, una solución integrada con Sage 200 para la gestión de entrega de albaranes por transportistas de la empresa.
Así cada usuario verá sus entregas a realizar y se permite informar tanto de las entregas realizadas con la firma del cliente, cómo de las entregas fallidas realizadas, pudiendo consultar esta información en tiempo real desde el mismo usuario o el administrador.
¿Para qué se utiliza el albarán de entrega?
El albarán de entrega sirve para diversos fines en el proceso de logística y distribución. Entre los usos más frecuentes del recibo de entrega se encuentran:
Confirmación de la entrega de la mercancía:
Una tarea crucial cuando se trata de entrega de mercancías es confirmar su entrega al destinatario. El albarán de entrega sirve como registro escrito de que la mercancía ha sido entregada al cliente en el lugar y hora acordados. Este documento resulta extremadamente valioso en caso de que el comprador tenga alguna queja en el futuro.
Controlar el stock:
El albarán de entrega también es una herramienta para gestionar el inventario, ya que permite realizar un seguimiento de la mercancía entregada y verificar que el stock coincida con los registros de la empresa.
Facturación:
El albarán de entrega se utiliza como soporte documental para su posterior facturación. El vendedor debe incluir en la factura el número de albarán de entrega correspondiente a la entrega de la mercancía.
Tramitación de devoluciones:
En caso de que el cliente quiera devolver la mercancía entregada, el albarán de entrega es el documento que se utilizará para gestionar la devolución de la mercancía.
Control de calidad:
El albarán de entrega también puede utilizarse para llevar un registro de los productos entregados y comprobar que cumplen con los estándares de calidad.
¿Qué información debe contener el albarán de entrega?
El albarán de entrega debe contener información detallada y precisa sobre la entrega de la mercancía. Algunos de los datos que debe incluir el albarán de entrega son los siguientes:
- Fecha de la entrega: La fecha en que se entregó la mercancía al cliente.
- Número de albarán de entrega: Cada albarán de entrega debe tener un número único que lo identifique.
- Nombre y dirección del destinatario: El nombre y la dirección del cliente que recibe la mercancía.
- Nombre y dirección del remitente: El nombre y la dirección del vendedor o empresa que realiza la entrega.
- Descripción detallada de la mercancía entregada: La descripción detallada de los productos entregados, con información como el número de unidades, peso, dimensiones, etc.
- Valor de la mercancía: Es importante que se indique el valor de la mercancía entregada para fines de facturación y registro contable.
- Número de referencia: Este campo puede utilizarse para indicar cualquier número de referencia interno de la empresa que se quiera asociar a la entrega de la mercancía.
- Firma del receptor: Es importante que el receptor de la mercancía firme el albarán de entrega, para que se tenga constancia de que ha recibido la mercancía y está de acuerdo con el contenido del documento.
Cabe destacar que los datos requeridos en un albarán de entrega pueden variar dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa y del tipo de producto que se entrega.
¿Qué es una factura?
Una factura ordinaria, también conocida como factura completa, es un documento fiscal que verifica la realización de una transacción comercial. Especifica el costo de los bienes o servicios proporcionados por un proveedor y el monto que el cliente debe pagar en la fecha indicada.
Las facturas sí tienen validez fiscal, por tanto deben conservarse. Además son obligatorias para las empresas y profesionales, ya que justifican cada operación económica que estos realizan.
Hoy en dia la facturación electrónica, además de convertise en una necesidad, és obligatória para todas las empresas. Cumplir con las regulaciones fiscales y legales relacionadas con la facturación electrónica ayuda a evitar sanciones por incumplimiento, esto incluye la adhesión a estándares específicos y la obtención de autorizaciones o certificados si es necesario.
La facturación electrónica ha supuesto una revolución en la velocidad de intercambio, trazabilidad y eficiencia en la gestión de las facturas recibidas. Tras la aprobación de la Ley Crea y Crece, será obligatorio para las empresas y autónomos expedir y remitir una factura electrónica en todas las relaciones comerciales.
El funcionamiento de la factura electrónica es sencillo y eficaz. Cuando una transacción comercial se lleva a cabo, se genera una factura electrónica en lugar de un documento en papel. Esta factura se crea en un formato electrónico estándar, como PDF o XML, y se firma digitalmente para garantizar su autenticidad e integridad.
Una factura debe incluir toda la información relevante relacionada con la transacción asociada, como el número de factura, fecha de emisión y vencimiento, nombre, NIF y domicilio, método y condiciones de pago, concepto con productos y/o servicios junto con sus respectivos precios, y el importe total de pago e impuestos vinculados.
También debe cumplir ciertos requisitos clave para que las autoridades fiscales lo consideren válido, sin dejar de ser transparente para que el cliente comprenda claramente el monto pagado y su propósito.
¿Cómo integrar el albarán de entrega con tu ERP?
El albarán de entrega, es un documento vital en la gestión de inventario y el proceso de cumplimiento de pedidos. Proporciona información detallada sobre los productos entregados, cantidad, destinatario, fecha y otros detalles importantes. Al implementar un sistema ERP (planificación de recursos empresariales), las empresas pueden optimizar y mejorar la eficiencia de su gestión de inventario y proceso de cumplimiento de pedidos, lo que puede tener un impacto significativo en sus operaciones generales.
Una de las mayores ventajas de implementar un sistema de gestión de albaranes es su capacidad de integración en tiempo real.
Al integrar varios departamentos dentro de una empresa, como la gestión de inventario y el cumplimiento de pedidos, los sistemas ERP permiten una coordinación perfecta entre departamentos. Esto significa que cuando se realiza una entrega y se crea un albarán, la información queda registrada automáticamente en el sistema.
Esto ayuda a mantener una visión precisa y actualizada del inventario y los pedidos en todo momento. Esta eficiente función no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el potencial de errores humanos. ¡Una ventaja definitiva para mejorar la eficiencia de la gestión de albaranes!
Otra ventaja importante de implementar este sistema en relación con los albaranes, es la capacidad de generar informes detallados. Estos sistemas proporcionan información valiosa sobre el desempeño de la empresa en términos de cumplimiento de pedidos y gestión de inventario. Estos informes pueden ayudar a la empresa a identificar áreas de mejora e implementar estrategias para mejorar la eficiencia y eficacia en estas áreas críticas.
Principales diferencias entre un albarán y una factura
Ya hemos visto las claves de ambos documentos, ahora vamos a ver el resumen de las diferencias hay entre un albarán y una factura:
- El albarán no tiene validez fiscal, no se puede usar para justificar impuestos o exenciones fiscales. La factura sí.
- Las facturas incluyen precios e impuestos, en los albaranes estos datos no deben aparecer, salvo que sean albaranes valorados.
- La factura siempre se emite después del albarán.
- El albarán no deja constancia del pago, solo de la entrega del servicio o la mercancía.
- Las facturas son necesarias para la contabilidad del profesional o del negocio, los albaranes lo son para el control de stock y el inventario.
- Un albarán no tiene por qué conservarse, pero la factura sí debe permanecer guardada al menos durante 5 años.
