La llegada de la era digital ha transformado por completo la forma en que realizamos transacciones, hacemos negocios y gestionamos trámites. En este entorno, las firmas digitales se han convertido en una herramienta esencial para garantizar la seguridad y autenticidad de los documentos en línea.
Hasta no hace mucho, la única forma de establecer la autenticidad de un documento era mediante una firma manuscrita o un sello oficial. Sin embargo, con el auge de Internet y las nuevas tecnologías, los tiempos han cambiado y las firmas digitales se han convertido en un elemento revolucionario en este sentido.
En este artículo, te guiaremos a través de qué es la firma digital, cómo realizarla, y todo lo que necesitas saber para sacar el máximo provecho de esta herramienta en España y más allá. Aprovecha al máximo esta herramienta para simplificar tus procesos y ahorrar tiempo en un entorno cada vez más digitalizado.
¿Qué es la firma digital y la firma digital PDF?
En España, la firma digital o firma electrónica está regulada por la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, este mecanismo garantiza la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos.
Al igual que una firma física, la firma digital o electrónica certifica que el documento proviene de la persona que dice haberlo creado y que el contenido del documento no ha sido alterado.
Las tres funciones principales de la firma electrónica son:
- Proporcionar una identificación única del firmante.
- Garantizar la integridad del documento firmado, es decir, que no ha sido alterado ni manipulado de ningún modo.
- Garantizar el no repudio, lo que significa que el firmante no puede afirmar falsamente que no firmó el documento.
El uso de una firma digital en formato PDF es una forma comúnmente utilizada de firmar documentos digitalmente. Permite a los usuarios firmar electrónicamente documentos PDF, lo que agiliza el proceso de firma y elimina la necesidad de imprimir y escanear. Esto no sólo ahorra tiempo, sino que también es más respetuoso con el medio ambiente.
¿Qué es el certificado digital?
El certificado digital es la herramienta que avala la identidad de una persona en el entorno digital. Funciona como un documento de identidad electrónico y es emitido por una entidad certificadora, que verifica la identidad del solicitante.
Existen dos tipos de certificados digitales: los incorporados en el chip del DNI electrónico y los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
La gran mayoría de sitios web oficiales aceptan ambas opciones, por lo que el uso de uno u otro no será un problema. Simplemente utiliza el que tengas a mano o te resulte más conveniente.
El certificado del DNI electrónico es muy fácil de obtener, pero más complicado de utilizar. Cuando te sacas el carnet, en la misma comisaría vas a tener unas máquinas para activar su chip y los certificados. Pero luego, para usarlo necesitarás tener un lector de tarjetas compatible o el chip NFC del móvil si es un DNIe posterior a 2015 con una aplicación oficial compatible.
Para obtener el certificado de la FNMT, que es al que nos solemos referir cuando simplemente decimos certificado digital, sólo tienes que ir a la web donde solicitar el certificado de persona física y seguir los pasos que te recomiendan. Es un proceso que se puede hacer casi todo online, pero que requerirá que acredites tu identidad de forma presencial en alguna de las oficinas autorizadas.
Una vez lo tengas, será un certificado que vas a poder instalar en cualquier navegador, incluso lo puedes instalar en tu móvil de forma sencilla. Una vez lo hagas, cuando realices trámites en una web de la administración se te va a abrir una ventanita para que elijas el certificado.
Al final, los certificados que emite la FNMT son más fáciles de utilizar, y no necesitarás de ningún PIN ni dispositivo físico, sólo tendrás que instalarlos en tu ordenador o navegador. Ambos tipos de certificados los vas a tener que renovar cada pocos años, o sea que tendrás que estar atento a sus fechas de validez para que no se te caduquen.
¿Cómo hacer una firma digital o firmar un documento con firma digital?
Para completar con éxito una firma digital, hay algunos pasos específicos que se deben seguir. El primer paso es obtener un certificado digital, que se puede adquirir a través de una autoridad certificadora reconocida en España. Una vez obtenido el certificado digital, se puede proceder a firmar documentos con confianza.
Firmar un documento con firma digital es un proceso sencillo una vez que tienes el certificado necesario.
La mayoría de los software y plataformas que admiten firmas digitales, como la de Sage Firma Digital integrado a VidSigner, esto permite firmar y enviar documentos directamente desde el propio proceso de trabajo y mejorar así los procesos es más fácil que nunca, gracias a los conectores disponibles con sus soluciones de ERP, Sage, DocuWare, Microsoft , etc.. una infinidad de sus soluciones de productividad empresarial, ofreciendo las opciones de cargar el documento, seleccionar el certificado digital y aplicar la firma. Esto asegura la legitimidad y autenticidad de la firma de cualquier organización.
Actualmente las firmas electrónicas se adaptan tanto a situaciones presenciales como a distancia, y combinan criptografía y biometría para ofrecer una manera segura de firmar electrónicamente documentos y contratos con total validez legal.
¿Cómo crear, renovar, obtener y descargar la firma digital?
La creación, renovación, obtención y descarga de la firma digital implican seguir protocolos establecidos por las entidades certificadoras reconocidas. Siguiendo los pasos adecuados y la verificación de identidad, cualquier persona o entidad puede obtener una firma digital válida que garantice la autenticidad y seguridad de los documentos electrónicos.
Creación de la firma digital:
La creación de una firma digital implica obtener un certificado digital, como hemos comentado anteriormente, a través de una entidad certificadora reconocida.
El proceso generalmente comienza con la solicitud del certificado digital, para lo cual se deben proporcionar cierta documentación y completar los formularios requeridos.
La entidad certificadora verificará la identidad del solicitante antes de emitir el certificado. Una vez obtenido, el certificado digital se puede almacenar en un dispositivo seguro, como una tarjeta inteligente o un USB, para su uso.
Renovación de la firma digital:
Los certificados digitales tienen una validez limitada, por lo que es importante renovarlos antes de que expiren.
La renovación implica seguir un proceso similar al de la solicitud inicial, donde se requiere presentar cierta documentación e información actualizada, donde la entidad certificadora verificará nuevamente la identidad del titular antes de emitir el nuevo certificado digital con una fecha de validez extendida.
Obtención de la firma digital:
Para obtener una firma digital, se debe iniciar el proceso de solicitud a través de una entidad certificadora reconocida. Esto generalmente involucra completar formularios en línea, presentar la documentación requerida y seguir los procedimientos establecidos por la entidad certificadora. Una vez aprobada la solicitud y verificada la identidad del solicitante, se emitirá el certificado digital para su uso en la firma de documentos de forma segura y autenticada.
Descarga de la firma digital:
Una vez se ha obtenido el certificado digital, es necesario descargar e instalar el certificado en el dispositivo, ordenador, mòvil o tablet, desde el cual se realizarán las firmas digitales.
La entidad certificadora proporcionará instrucciones detalladas sobre cómo descargar e instalar el certificado en diferentes dispositivos y sistemas operativos.
Es importante seguir los pasos proporcionados para garantizar que la firma digital esté lista para su uso en la validación y autenticación de documentos electrónicos.
¿Cómo implementar la firma digital en tu empresa?
Implementa una firma digital en tu empresa para que puedas firmar digitalmente y consigue acumular más evidencias que cualquier otro sistema tradicional para verificar la identidad del firmante.
Lo primero que se debe determinar es qué tipo de firma vas a necesitar, en función de tus necesidades. En Mobility Live te ofrecemos el conector Sage Firma Digital integrado a VidSigner en Sage 200 y en Sage Despachos Connected, que te permite gestionar firmas electrónicas con validación legal integrada con Sage 200 de sin salir de la aplicación y de forma totalmente automatizada.
Mobility Live ha desarollado un conector que permite integrar la firma electrónica VidSigner de ValidatedId al sistema de gestión del ERP Sage 200, automatizando así el proceso de firma de cualquier documento (facturas, albaranes, contratos, etc.) tanto en escenarios presenciales como en remoto.
Hay diferentes soluciones en servicios de firma digital que se adaptan a procesos diferentes:
Firma biométrica
Firma electrónica manuscrita presencial sobre dispositivos tablets de uso común pero calibrados. Recoger la máxima información biométrica del firmante, con datos cifrados y guardados de manera segura dentro del documento firmado.
Firma remota
Permite enviar documentos para firmar a cualquier persona con un PC, tablet o smartphone, sin necesidad de instalación, con doble validación vía e-mail y OTP al smartphone del firmante con la que puede asegurar su identidad.
Smartcard
Nueva App gratuita que permite a cualquier ciudadano firmar con el nuevo DNI electrónico desde su propio Smartphone a través de la tecnología NFC, adaptable a cualquier otro documento de identidad electrónico de cualquier otro país.
Firma centralizada
Diseñada para usuarios de las organizaciones que requieren firmar un gran número de documentos usando un certificado digital, tanto en el sector Salud, Ventas, Recursos humanos, Administración pública, Logístoca o para Banca y Seguros, con todos los reglamentos europeos y asegurando la custodia segura de las claves criptográficas.
Stamper
En determinados procesos desasistidos como la emisión de facturas electrónicas o el sello de órgano administrativo, se requiere la realización de firmas automáticas sin necesidad de intervención del usuario, siendo compatible con los certificados de sello emitidos por los principales prestadores de servicios de certificación.
E-Delivery
La alternativa digital al burofax y al correo postal certificado, que permite mayor agilidad y seguridad con menores costes. Desde el punto de vista jurídico, constituye una garantía en caso de litigio de que el destinatario ha recibido una notificación electrónica, actúa como Prestador de Servicios de Confianza en cumplimiento del Reglamento Europeo (eIDAS).
¿Cómo proceder a la firma digital?
En cualquier de las soluciones nombradas anteriormente de firma digital, es preciso una idenificación, el servicio de firma electrónica debe poder recoger las suficientes evidencias para probar la identidad del firmante si es requerida a posteriori. La mejor opción para este paso de identificación dependerá del tipo de transacción, el riesgo involucrado y si se está tratando con un cliente nuevo o existente.
Para nuevos clientes, se deben solicitar los datos de identidad del firmante, normalmente el número de identidad (ID), email y/o teléfono. En cambio para clientes existentes o ya creados, lo más común es usar las credenciales que ya se han emitido anteriormente. En determinados supuestos, como en la firma remota por ejemplo, se realiza siempre una doble validación vía correo electrónico y OTP (One Time Password) al smartphone del firmante con la que pueda asegurar su identidad de forma segura.
En Mobility Live siempre hemos optado por garantizar que el firmante pudo ver y sabía exactamente lo que firmaba (concepto conocido como WYSIWYS, What You See Is What You Sign o lo que ves es lo que firmas).
Para garantizar esa seguridad jurídica, reunimos dos elementos, en un dispositivo independiente para visualizar íntegramente el documento y que permita al firmante interactuar directamente con él, estos nos servirá para demostrar en caso de litigio que lo que se firmó era en efecto el documento que queríamos firmar. O la inclusión de un prestador de servicios de confianza para garantizar la integridad del documento y su autenticidad, esto es: que el documento que se envió a firmar y el que se firmó son exactamente el mismo.
Como parte del proceso de firma, se pueden agregar un formulario con campos de datos al documento para que los firmantes lo completen. Esto se aplica sobre todo en el sector salud, donde el paciente firma consentimientos informados y anamnesis. También son especialmente útiles para obtener legitimidad jurídica en el tratamiento de datos y RPGD.
Finalmente, es el momento final del proceso, la firma, en el cual se materializa la prestación del consentimiento por parte del firmante. Hay ciertos estándares internacionales a la hora de elegir un sistema de firma electrónica, este aspecto es muy importante ya que garantiza que los documentos firmados serán autocontenidos y validables a lo largo del tiempo, sin necesidad de recurrir ni al prestador ni a las partes que intervinieron en el momento de su formalización.
En conclusión si quieres digitalizar tu empresa y empezar a firmar electrónicamente tus documentos, la firma electrónica de Sage Firma Digital integrada a VidSigner aporta infinidad de ventajas, cumpliendo con un nivel de seguridad necesario para las empresas.
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