Hoy en día la digitalización ya forma parte de nuestra manera de trabajar, el papel ya es prácticamente cosa del pasado, facturas, presupuestos, expedientes, solicitudes… una inmensa cantidad de documentos que ya se comparten de manera electrónica como archivos digitales.
Cualquier empresa que tenga almacén o forme parte del sector logístico, debe tener una correcta organización de los documentos ya que es esencial para garantizar el buen funcionamiento de todos los procesos, conocer los niveles de stock, las fechas de entrada y salida de mercancía, la preparación de pedidos o el cumplimiento de plazos, estas son algunas de las gestiones que necesitarán estar acreditadas por documentos de control.
La solución más extendida para cubrir estas necesidades de gestión de almacenes y automatización es utilizar un Software de SGA, que permite gestionar tanto los proceso administrativos como los operacionales, de modo que se reducen los errores y aumenta la productividad de la cadena de abastecimiento.
¿Qué tipos de documentos existen en un almacén?
Registrar todas las transacciones y operaciones llevadas a cabo en un almacén es esencial para la buena gestión de una empresa, y la única manera de registrar estas operaciones es a través de documentos, que precisan de todos los datos pertinentes a su ejecución.
Un software de Gestión Documental, permite automatizar la recogida de la información y facilitan el acceso a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar, ofreciendo agilidad a los procesos.
Estos son los principales documentos de almacenes que se gestionan a diario en el sector logístico, tanto en el proceso de comercialización como de distribución:
Encargos
La pieza principal dentro de un proceso de logística son los encargos solicitados por el cliente durante un proceso de venta. Sin la documentación adecuada de este procedimiento, la empresa no tendrá precisión sobre la contabilidad, pudiendo existir desajustes no solo en los bienes sino en todo el presupuesto en general.
Todas las clases de encargos solicitadas son uno de los documentos de almacén que se debe llevar de forma precisa. Sobre todo para agilizar la preparación de pedidos, por eso es imprescindible su digitalización.
Pedidos
Este documento comercial no obliga a realizar la operación, pero poder optimizar al máximo la preparación de pedidos es un factor clave en un almacén. Entre los documentos de almacén debe existir un registro de los pedidos solicitados a producción como del ingreso de la mercancía a los almacenes. De esta manera, posees una certificación sobre la mercancía y logras proveer a tu equipo sobre los tiempos de entrada y que tu equipo en el almacén puede organizar el stock, de tal manera que saquen primero los productos de mayor antigüedad.
Entrada de almacén
El documento que acredita la entrada de un producto garantiza el ingreso de la mercancía en la empresa. Con las entradas se registran las llegadas de productos al almacén. Se utiliza para certificar ingresos de mercancías y para proveer información de las mismas entradas.
Recepción de mercancías
Cuando se recepciona la mercancía a los almacenes se deberá dejar constancia en un documento tanto de la empresa como de la distribuidora que la orden de productos fue recibida sin presentar incidencias.
En caso de que haya existido alguna incidencia, levantas un acto sobre el problema, presentando en la orden, ya sea falta de unidades, daño en la mercancía, etc.
Control de los niveles de stock
Este documento permite tener un control sobre las existencias del almacén, los productos enviados y aquellos que necesitan ser repuestos. También sirve para controlar mermas, es decir, para conocer qué productos se han perdido o no pueden ser vendidos por diferentes motivos, con una buena digitalización de esta documentación y monitorización del stock, así evitaremos errores y nuestro almacén será más eficiente.
Orden de compra
Es un documento para poder solicitar mercancías, que a diferencia de los pedidos, cuando se genera existen compromisos legales de responder por el pedido. Se utiliza para solicitar mercancías, documentar las solicitudes de mercancías de la entidad y las garantías de pagos.
Consideramos que la documentación de compra es uno de los documentos de almacén más críticos dentro de una empresa, ya que es solicitado por la ley. En ella, se solicita la mercancía a los distribuidores correspondientes. Su introducción en un sistema de gestión documental facilitará la búsqueda a la empresa si llega a pasar por un proceso de inspección.
Cotización
Los documentos de almacén no solo tienen el fin de controlar toda la logística, sino que también manejan un fin informativo, mediante este documento de cotización los empleados disponen de los costes de los productos, distribución y entregas. De esta forma, al momento de cotizar a un cliente no tienen que ponerse a sacar cuentas desde cero, ralentizando la logística de la empresa.
Facturación
Se puede decir que la facturación resulta el documento de almacén clave junto con la solicitud de pedidos dentro de una empresa. Con esta documentación acreditas de forma clara y legal de toda la información relevante sobre la mercancía. Automatizar y digitalizar el proceso de facturación es primordial para cumplir con la normativa vigente.
Documento de transferencia
Si algún producto llegase a ser transferido de nuevo al depósito, a la distribuidora o un cliente, es esencial que quede registrado en una documentación. Puesto que, a la hora de realizar cuentas sobre el stock existirán vacíos que no sabrás cómo llenar.
Procesos de la Gestión Documental
Estos procesos son fundamentales para una gestión documental eficiente, que ayuda a las organizaciones a optimizar el almacenamiento, la búsqueda, la seguridad y la colaboración en torno a sus documentos, mejorando la productividad y reduciendo los riesgos asociados con la pérdida o mal uso de la información.
Incorporación de los documentos
Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento. Este proceso supone seleccionar los documentos que hay que capturar.
Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior recuperación (metadatos). Los documentos se han de registrar en el momento de su incorporación.
Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de algunas características preestablecidas, independientemente del origen, del destino, del soporte, etc.
Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un entorno seguro. Para ello, hay que controlar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de manipulación, con el fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados; con el fin de prevenir su deterioro o pérdida; y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.
Acceso
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.) y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso y de uso de los usuarios del sistema de gestión de documentos dependerán de los requisitos legales (por ejemplo, la privacidad de datos de carácter personal) y de las necesidades de la organización (por ejemplo, confidencialidad de documentos financieros o con información estratégica).
Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados. Se debe controlar el uso y el movimiento de los documentos de forma que se garantice, por un lado, que únicamente los usuarios con los permisos adecuados puedan llevar a cabo actividades que les han sido asignadas y, por otro lado, que los documentos puedan ser localizados siempre que se necesiten.
El seguimiento del rastro de un documento permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde que es incorporado al sistema de gestión de documentos hasta que se aplica la disposición final.
Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación, conservación y transferencia a otro sistema de archivo.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún juicio o investigación en curso que implique la utilización del documento como prueba.
Optimiza la gestión de los documentos de los almacenes con el sistema adecuado
Cada fase que compone el proceso completo de una empresa logística o de un almacén debe estar correctamente documentado para obtener un mayor control y coordinación en el almacenamiento, proveedores, productos y clientes.
Hoy en día la respuesta es muy sencilla, para gestionar la documentación en los almacenes no hace falta tener un archivero más grande que una habitación, sino que todo se puede manejar con un software compartido en la empresa.
Este tipo de gestiones digitales permiten que el equipo disponga de un acceso más certero sobre cada uno de los procesos de logísticas.
Contar con un software de Gestión Documental para la automatización del flujo de trabajo es básico para agilizar los procesos dentro de una cadena logística, la digitalización de estos procesos puede ayudar a las empresas a reducir papel, costos y errores humanos, así como a mejorar la eficiencia de sus procesos.
Esta herramienta también tiene la capacidad de integrarse con otros softwares y herramientas como ERP, CRM y Sistemas de Gestión de Almacenes, lo que ayuda a crear flujos de trabajo sin interrupciones entre diferentes sistemas y proporciona visibilidad en tiempo real del inventario, el seguimiento de envíos y otra información clave.
La implementación de un gestor documental aumentará la capacidad de supervisar y rastrear su cadena de suministro.
Encuentra el software perfecto para optimizar la gestión de los documentos de tú almacenes
Ahora que conoces los tipos de documentos y procesos que se utilizan en los almacenes, es posible que estés buscando una solución de software que te permita gestionar todos ellos de manera adecuada y ordenada.
En Mobility Live sabemos lo difícil que puede resultar encontrar el sistema ideal, por eso contamos con el mejor Software de Gestión Documental, Docuware, está diseñado para automatizar los flujos de trabajo de la manera más eficiente y para gestionar la información de la compañía de manera rápida y transparente, tanto en la captura de los documentos, como en su archivado y en su búsqueda.
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