Hoy en día existen muchos programas de facturación destinadas a la elaboración de facturas. Estos softwares son más ágiles y rápidos para este tipo de gestiones minimizando todo tipo de errores y evitando perdidas innecesarias.
Inconvenientes facturas Excel
Excel es una herramienta muy versátil para una empresa y hasta ahora ha sido algo indispensable para diferentes procesos y operaciones que necesita un negocio.
No obstante, Excel no es un programa de facturación, aunque una de sus mayores utilidades sea realizar y gestionar facturas de una empresa.
Al realizar la facturación a través de excel se necesita invertir más tiempo, esta herramienta necesita la introducción de datos de forma manual y esto provoca tener que invertir más esfuerzos para solventar errores.
Una de las claves de un negocio es conseguir la máxima eficiencia y rentabilidad para ello, hoy en día la mejor elección es la implantación de un software de gestión en tu empresa para elaborar facturas.
La emisión de facturas en Excel no solo ralentiza el trabajo, sino que tiene el riesgo de tener cargos legales y fiscales, se prevé que en poco tiempo habrá comunidades de España en las que no se podrá emitir facturas en Excel.
Por eso, trabajar con Excel no es buena estrategia si queremos tener la tranquilidad de cumplir con la ley tanto actual como futura.
Facturar con Excel frente a un software de facturación
Hacer las facturas con Excel es común en PYMES que están empezando o que buscan recortar gastos, pero, a menudo presenta algunos inconvenientes frente a hacer facturas con un software:
Pérdida de la competitividad
Desventaja frente a la competencia que gestiona su empresa de forma más eficiente.
Una empresa que gestiona su facturación y todos sus procesos con un programa de gestión adecuado es percibida como mucho más profesional respecto a aquellas que no lo hacen.
Una empresa que no hace sus facturas con Excel, sino con un software adecuado, tiene toda la información centralizada en un único lugar. Permite que todos los usuarios puedan acceder a la misma información en tiempo real.
Las empresas que utilizan un sistema de gestión y facturación ofrecen mayor rapidez y agilidad a la hora de elaborar la facturación de su empresa y una mayor satisfacción del cliente.
Eficiencia en la empresa
Cuando se trabaja con excel, todos los procesos son más lentos, corregir algunos datos es un trabajo más costoso ya que no es un programa automatizado, eso entorpece el trabajo y genera mayor número de incidencias. Sin embargo, con un software adecuado podrá hacer una consulta en cuestión de segundos.
Además, una plantilla de factura atractiva siempre influye en la imagen de la empresa, algo que se consigue de forma automatizada mediante los programas de gestión para facturas.
No ayudará a tu negocio a crecer
Las facturas en excel puede limitar algunas gestiones en función del desarrollo de tu empresa, según vaya creciendo tu empresa puede llegar a tener limitaciones.
Muchas empresas comienzas realizando la gestión de facturas con excel, no siendo la mejor opción si el mayor objetivo del negocio es la expansión y el crecimiento.
Gestión en movilidad
Trabajando con excel se pueden realizar gestiones de movilidad, pero de nuevo, las empresas se pueden encontrar con limitaciones sin tener la posibilidad de acceder a datos desde cualquier dispositivo, en cambio con un software de facturas se puede adaptar a móviles.
Sí, existen opciones para trabajar en movilidad, aunque trabajes con Excel, pero, de nuevo, Excel no es un programa de facturación, y no está pensado para la gestión empresarial en movilidad.
Los programas de facturación y gestión actuales incorporan versiones móviles optimizados para la gestión en cualquier momento y lugar.
Cruzar datos
Disponer de datos e información estratégicos es crucial para tomar buenas decisiones que ayuden a tu empresa a crecer.
Para cruzar datos y sacar información en tiempo real solo sería posible con un software de facturación, desde excel esta tarea no es tan sencilla, y es un trabajo más laborioso que puede llevarnos a error al tener que realizarlo de forma manual.
Los programas de facturación incorporan estadísticas y listados que nos permiten cruzar datos para sacar información.
Tus datos son mucho más vulnerables
La gestión en la nube de todos los documentos siempre es más segura ante robos o ataques informáticos, un almacenamiento en la nube guarda toda la información sin necesidad de acceder desde el mismo equipo.
Software de gestión frente a Excel : La mejor alternativa para hacer facturas
Sin duda, la mejor forma de gestionar tu negocio es con un software de gestión y facturación. Y si este software está pensado para tu sector en concreto, todavía mejor, dado que incorporará prestaciones para una gestión integral de todas las áreas de tu negocio, y no únicamente la facturación.
Ventajas de facturar con un software de gestión y facturación
Como ya se ha ido mencionando a lo largo de este articulo las principales ventajas de facturar con un software de gestión frente a hacer las facturas con Excel son:
- Tu negocio o empresa presentará una imagen mucho más profesional y competitiva
- Se minimiza margen de errores en cuanto a procesos manuales como errores ortográficos, cálculos, datos incorrectos….
- Se gana eficiencia y satisfacción de los clientes.
- Tener toda la información en la nube se eliminan obstáculos de accesos a los datos evitando así también los ataques informáticos y la perdida de datos.
- Gracias a los programas de gestión no solo permite elaborar facturas sino también elaborar informes y estadísticas de facturas y gastos.
- Cumplimiento y actualización de cambios de ley en todo momento.
La gestión de facturas a través de Excel es más común en PYMES pero este proceso suele ser ineficiente a largo plazo, por eso la mejor opción para gestionar todos los procesos desde el comienzo de tu negocio es contar con un software de gestión o programa de facturación sencillo .
