Automatizar las tareas administrativas
Llevar una pequeña empresa puede ser un desafío por lo que la automatización de tareas administrativas puede ayudar. Al compaginar una gran variedad de tareas, desde la comunicación con los equipos de marketing o finanzas hasta la contratación de personal, sacarlo todo adelante puede requerir mucho tiempo, pero son unos trabajos que forman parte fundamental del día a día de cualquier empresa privada o pública. Si bien resultan fundamentales para la organización de sus menesteres más elementales, cabe señalar que no representan un valor en sí mismas. Por consiguiente, el principal objetivo en este sentido radica en su optimización.
Reducir la carga de trabajo constituye la meta
Reducir la carga de trabajo que tiene que ver con la burocracia supone una necesidad para poder dedicar el tiempo oportuno a las actividades que, verdaderamente, crean valor para una organización.
Hay estudios de empresas del sector que han demostrado que son numerosos días al año los que se invierten en la realización de estos trámites. Por lo tanto, agilizar estas gestiones va a implicar incrementar la rentabilidad de una firma. A continuación, se valoran diversas alternativas mediante las que resulta viable esta optimización.
El customer relationship management (CRM)
El CRM constituye un sistema de organización de las relaciones y la agenda con los clientes. En primer lugar, su utilización conlleva un evidente ahorro de papel y tiempo, puesto que no va a ser necesario recurrir a formularios ni imprimirlos o rellenarlos. Además, su uso facilita grandemente las búsquedas por distintas variables que hay que llevar a cabo de los clientes y los leads.
Gestión Comercial
Tener una buena solución que permite la gestión de equipos comerciales en la calle que lleven o no mercancía en el vehículo, permitiendo realizar albaranes y facturas, cobrar esas facturas y las pendientes, gestionar la mercancía que cargan, que venden y que devuelven, así como anotar las incidencias y controlar los gastos que se vayan produciendo, es escencial para cualquier empresa con comerciales de visita, tanto para sectores de consumo como de venta consultiva, así como para empresas con repartidores de producto de venta directa con gestión de stock
La facturación electronica
La facturación electrónica se ha revelado como una inversión muy interesante por lo que respecta, por ejemplo, al cumplimiento de las obligaciones fiscales. Si se cuenta con un programa de facturación digital potente, cada uno de los documentos se archiva con la mayor rapidez y de una manera lo más eficaz posible. La funcionalidad de esta opción tiene que ver con la estructuración de los diferentes datos que, obligatoriamente, tienen que constar en esta documentación. Estos van a computarse de una manera automática, lo que posibilita que se generen los desgloses oportunos sin márgenes de error. Aparte, se constata un gran ahorro en espacio de almacenamiento.
Un programa de contabilidad
En la línea del ejemplo anterior, un software de contabilidad con módulos adaptados a las particularidades de la organización va a hacer más funcional la presentación de las cuentas anuales, que son la carta de naturaleza de cualquier organización. La precisión de estas aplicaciones evita tener que perder tiempo corrigiendo los errores que se introducían de forma manual.
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
La tecnología OCR incluye opciones de escáner que permiten identificar caracteres alfanuméricos y distintas informaciones estructuradas y estandarizadas. Ahorra tiempo en la introducción manual de los datos, puesto que, de una manera similar a la que la inteligencia artificial estrecha con los sonidos, reconoce datos y los estructura directamente. Unos buenos ejemplos de captura inteligentes de datos podrían ser los de los personales y bancarios de las facturas, que acabarían archivados y computados en sus compartimentos informativos específicos. (infórmate aquí)
El software empresarial como elemento clave de esta automatización administrativa
Contar con un software empresarial configurado mediante opciones de personalización que respondan a las necesidades de una organización concreta resulta imprescindible para rentabilizar sus facetas burocráticas. Además, se puede estar permanentemente en línea con él gracias a los dispositivos de conexión de datos.
La gestión electrónica de los documentos, como la que se materializa en la clasificación de la correspondencia, posibilita un cuantioso ahorro en tiempo, plantilla y espacio. Al fin y al cabo, los resultados de la puesta en práctica de estos sistemas resultan medibles y pueden ser comparados con los que se obtenían anteriormente.
Las tareas administrativas de una empresa van a ser más llevaderas si se recurre a las nuevas tecnologías que permiten su automatización. Conlleva una inversión cuyo retorno se revela como indudable en términos de ahorro y experiencia de usuario.
