La facturación electrónica es una herramienta fundamental para la gestión y control de las transacciones comerciales, y desde ahora en adelante, será imprescindible incorporar un código QR en todas las facturas para promover la transparencia y seguridad en las operaciones comerciales. El Real Decreto 1007/2023, emitido el 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento para establecer los requisitos de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que respaldan los procesos de facturación, tiene como propósito prioritario asegurar la integridad de los datos registrados en dichos sistemas, amparando los siguientes objetivos fundamentales, integridad , autenticidad y trazabilidad.
¿Qué es el código QR de una factura?
Un código QR es una representación visual de información en un formato de código de barras bidimensional. Su propósito es almacenar información de manera eficiente y puede ser escaneada por dispositivos móviles con cámaras.
Cuando se trata de facturas electrónicas, el código QR alberga toda la información clave de la factura, incluidos los números de identificación fiscal del comprador y del vendedor, país, número de factura, fecha, impuestos y tasas, entre otros.
El uso de códigos QR permite a los destinatarios de facturas electrónicas verificar rápida y fácilmente su autenticidad y validez. Esto agiliza el proceso para que los clientes confirmen la exactitud de sus facturas, al tiempo que garantiza que la empresa emisora cumple con sus obligaciones ante las autoridades tributarias y reporta con precisión la información específica de la operación a la Agencia Tributaria (Aeat).
Obligatoriedad del código QR en las facturas
El 5 de diciembre de 2023 se aprobó el Real Decreto 1007/2023, por el que se establecen los requisitos de las tecnologías de la información y los sistemas electrónicos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales, así como se estandarizan los formatos de los registros de facturación.
Esta norma modifica la anterior aprobada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
¿Qué dice el Reglamento?
En concreto se incluye en el artículo 6 de dicho Reglamento, relativo al contenido de las facturas, un nuevo apartado con el siguiente contenido: En el caso de facturas expedidas utilizando los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, deberá incluirse además, de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública, el siguiente contenido:
- La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR.
- Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento.»
El Reglamento ha sido actualizado para incluir un nuevo apartado en su artículo 7, con el fin de hacer obligatorio el uso del código QR en las facturas simplificadas. Otra de las enmiendas al Reglamento es la incorporación de un nuevo apartado en su artículo 8, que establece lo siguiente:
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Remisión de información a la Agencia Tributaria del código QR
Según el artículo 17 del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, el destinatario de una factura, ya sea empresario o consumidor final, tiene la opción de facilitar la información a la Agencia Tributaria Española simplemente utilizando el código QR que figura en la factura.
Este proceso se puede realizar fácilmente a través de un dispositivo capaz tanto de leer el código como de transmitir y recibir datos.
Para ello, la AEAT habilitará una vía específica en su sede electrónica o a través de una aplicación disponible para recibir la información solicitada. Al ingresar a la sede electrónica o aplicación, se mostrarán los datos del código QR en formato legible.
Dentro del contexto de la ley Antifraude y evitar el fraude fiscal se ha puesto en marcha un sistema de verificación de emisión de facturas. En los casos en que en la factura aparezca la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Hacienda” o “Verifactu”, el destinatario podrá realizar un proceso de verificación, que confirmará que efectivamente la factura fue enviada a la Agencia Tributaria.
Sin embargo, cabe señalar que proporcionar esta información no constituye una denuncia pública. La Agencia Estatal de Administración Tributaria podrá, no obstante, utilizar la información facilitada por el destinatario de la factura para cumplir con sus responsabilidades en la aplicación de los impuestos.
Nuevos elementos obligatorios con el Reglamento de facturación
Con las nuevas modificaciones introducidas en el Reglamento de facturación por el Real Decreto 1007/2023, las facturas deberán contener por lo menos los siguientes elementos:
- Datos identificativos del emisor: nombre y apellidos, razón o denominación social, NIF o NIE, dirección completa y código postal.
- Datos identificativos del receptor: nombre y apellidos, razón o denominación social, NIF o NIE, dirección completa y código postal.
- Numeración: Número y, en su caso, serie de la factura, esta numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa, y en el caso de las facturas rectificativas es obligatorio utilizar una serie diferente.
- Fechas: incluir fecha de expedición de la factura y fecha en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en la factura, o en la que se haya recibido un pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
- Contenido: Descripción de los bienes o servicios prestados.
- Precio unitario de los bienes o servicios prestados: es necesario incorporar el precio total de las operaciones, incluyendo el precio unitario sin impuestos, junto con cualquier descuento o descuento adicional que no esté incluido en el precio unitario mencionado.
Qué elementos se incorporarán
Con ello se pretende dificultar la falsificación de los registros de facturación mediante el uso de elementos de seguridad y control en los registros informáticos y en las facturas. Entre dichos elementos se pueden citar:
- El encadenamiento de datos de facturas,
- La huella digitale del contenido de las mismas,
- El códigos QR que facilitan la captura y digitalización de la información impresa,
- Estandarización de formatos de los datos
- El uso de la firma digital
Otros elementos que deberán contener
- Base imponible.
- Tipo impositivo y la cuota tributaria resultante de su aplicación.
- Total de la factura.
- Referencias a la exención del impuesto cuando proceda, haciendo referencia a la normativa por la que se aplica dicha exención.
- En las entregas de medios de transporte nuevos, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridos u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
- Si es el adquiriente o destinatario de la entrega el que emite la factura, se debe hacer la mención “facturación por el destinatario”.
- En el caso de que el sujeto pasivo sea el adquiriente o el destinatario de la operación, se debe hacer la mención “inversión del sujeto pasivo”
- Mención a regímenes especiales que sean de aplicación. Estos son el régimen especial de los de los bienes usados (REBU), régimen especial de objetos de arte o régimen especial de las antigüedades y objetos de colección.
- Referencia a la aplicación de régimen especial del criterio de caja cuando sea de aplicación.
- Código QR con la información específica de la factura.
A más tardar el 1 de julio de 2025, todos los sistemas de facturación de las empresas deberán estar totalmente preparados para cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023.
Para realizar esta facturación podrán optar por utilizar sistemas privados de producción de pagos debidamente acreditados y reconocidos por la Agencia Tributaria Española, o utilizar la aplicación que será implantada por la propia Agencia
