Mejorar la gestión de compras y aprovisionamiento ayuda a reducir el coste total de los materiales, bienes y servicios.
Mejorar la rentabilidad, reducir los días de inventario para optimizar el capital invertido, reducir tiempos de entrega de productos para un mejor servicio al cliente y/o reducir las reclamaciones por falta de calidad de los productos, es un aspecto fundamental para cualquier empresa.
Una eficiente gestión de compras no solo implica la adquisición de bienes y servicios necesarios, sino también la elección adecuada de proveedores y la implementación de estrategias de aprovisionamiento efectivas.
¿Sabes cómo mejorar la Gestión de Compras?
Para llevar a cabo la transformación de una gestión tradicional a una gestión estratégica de las compras, existen tres conceptos fundamentales que impulsan la infraestructura para apoyar este proceso:
- Observar el coste total de adquisición, no el precio de compra (Coste de adquisición + Coste operativo + Coste Mantenimiento + coste de capital + costo de almacenaje – menos cualquier valor recuperable)
- Tener una visión de colaboración con los proveedores, en vez de supervisión.
- Mejorar la rentabilidad de la empresa, no ahorrar costes.
Principios de la gestión estratégica de compras
La gestión estratégica de compras se basa en una serie de principios fundamentales que guían las decisiones y acciones relacionadas con el proceso de adquisición. Estas son las 8 principales estrategias para mejorar la gestión de compras y potenciar el rendimiento de tu empresa
- Importancia de una gestión de compras eficiente: Al optimizar los procesos de adquisición y reducir costos, se pueden obtener ventajas significativas en el mercado. Una gestión de compras eficiente tiene un impacto directo en la rentabilidad y competitividad de una empresa, además, una buena gestión de compras garantiza la calidad de los productos y servicios, minimiza los riesgos y fortalece las relaciones con los proveedores.
- Software de gestión de compras: La implementación de un software específico en gestión puede ser de gran ayuda para agilizar, optimizar y mejorar procesos. Estas herramientas permiten la centralización de compras/ventas, la automatización de tareas, la gestión de proveedores y la generación de informes y registros actualizados, seguimiento de pedidos, controlar inventarios, etc .
- Relación entre gestión de compras y proveedores: Fomentar una relación cercana y colaborativa con los proveedores puede generar beneficios a largo plazo, esencial para una gestión de compras efectiva. Es importante establecer una comunicación clara y fluida con los proveedores, conocer los precios del mercado y ser flexible. Mantener una buena relación con los proveedores ayuda a asegurar la disponibilidad de productos, obtener mejores precios y promover la innovación conjunta.
- Negociación y estrategias de aprovisionamiento: La negociación es una habilidad clave en la gestión de compras. Al alcanzar acuerdos favorables con proveedores, se pueden obtener mayores beneficios en términos de precios, plazos de entrega y calidad. Además, es importante desarrollar estrategias de aprovisionamiento sólidas, como el Sourcing estratégico, que consiste en identificar y seleccionar proveedores de manera estratégica para maximizar los beneficios de la empresa.
- Etapas del proceso de compra: Todo proceso de compra consta de varias etapas que deben ser gestionadas de la manera más eficiente. Estas etapas incluyen la identificación de necesidades, búsqueda y evaluación de proveedores, solicitud y comparación de cotizaciones, negociación de contratos, seguimiento de pedidos y la evaluación del desempeño de los proveedores. Cada etapa requiere una atención cuidadosa para garantizar un proceso de compra exitoso y
- Funciones del departamento de compras: El departamento de compras desempeña un papel primordial en la gestión de compras. Sus principales funciones incluyen la planificación de compras, la búsqueda y selección de proveedores, una buena negociación de contratos, la evaluación del rendimiento de los proveedores la gestión de inventarios y su control de costos. Tener el departamento de compras bien organizado y significa éxito en el servicio postventa.
- Establecer indicadores: Definir y monitorear indicadores clave de rendimiento en la gestión de compras ayuda a evaluar la efectividad y eficiencia de los procesos. Esto nos permite identificar las áreas de mejora y tomar decisiones a tiempo real basadas en datos objetivos. También es fundamental hacer un seguimiento de los pedidos desde el momento de la compra hasta la entrega final del pedido. Esto ayuda a evitar retrasos, garantizar la calidad, resolver problema y dar una garantía al cliente.
- Evaluar y mejorar continuamente: La gestión de compras para que sea eficiente, debe ser un proceso dinámico en constante mejora. Realizar las evaluaciones periódicas y buscar oportunidades de optimización, contribuirá a mantener una gestión eficiente y adaptada a las necesidades cambiantes del negocio.
Beneficios de la gestión estratégica de compras
La gestión de compras y aprovisionamiento es un proceso complejo que requiere atención focalizada, cada empresa es única, por lo que es importante adaptar estas claves y estrategias a las necesidades y características específicas de tu organización, pero aplicando estas claves la gestión estratégica de compras brinda muchos beneficios:
Crear alianzas con proveedores:
Una gestión estratégica de compras fomenta la innovación y colaboración con los proveedores. Al establecer relaciones a largo plazo basadas en la confianza mutua, las empresas se benefician de la experiencia y conocimientos mutuos para mejorar productos, desarrollar soluciones conjuntas y mantenerse a la vanguardia de la innovación en su sector.
Ahorrar costes:
Una buena gestión de compras, nos permite identificar oportunidades para obtener mejores precios, negociar contratos favorables, optimizando los gastos en general. Al realizar compras de manera estratégica, las empresas pueden minimizar los costos de adquisición de bienes y servicios, mejorando la rentabilidad.
Aumentar la calidad de las compras:
Mejorar la calidad de los productos y servicios, garantizar la adquisición de productos y servicios de alta calidad, nos ayuda a mantener la satisfacción del cliente, mejorar la reputación de la empresa y reducir los riesgos asociados con la adquisición de productos defectuosos o de mala calidad.
Mejorar la eficiencia operacional:
Implicarnos en una planificación cuidadosa y una gestión proactiva de los recursos, nos hará tener una visión clara de las necesidades y requerimientos de la empresa, se pueden optimizar procesos de adquisición, agilizar plazos de entrega, reducir los tiempos de espera, estandarizar precios, todo para tener una mayor eficiencia operativa.
Acceder a nuevos proveedores:
Una gestión estratégica de compras proporciona mayor competitividad a las empresas. Es importante establecer relaciones sólidas con proveedores clave, obtener mejores precios y acceder a los productos más innovadores, así poder diferenciarse en el mercado, superar a la competencia y adaptarse rápidamente a las demandas cambiantes de los clientes.
Gestión de riesgos:
Crear protocolos, identificar y gestionar los riesgos asociados con la adquisición de bienes o servicios y realizar una evaluación rigurosa de los proveedores, estableciendo acuerdos contractuales sólidos nos pueden mitigar los riesgos de interrupción del suministro, problemas de calidad e incumplimientos.
En resumen, al implementar prácticas de gestión estratégica de compras, las empresas pueden impulsar su rendimiento y lograr un crecimiento sostenible en el mercado.
Automatizar la gestión de compras proporciona el control total sobre el inventario, permitiendo hacer un seguimiento completo, desde el momento en el que se hace el pedido: cantidades, precios, proveedores, fechas, etc…
