La trazabilidad en un almacén se ha convertido en una parte esencial de la cadena de suministro.
La capacidad de rastrear, controlar productos y tener un seguimiento de todo el proceso de producción, procesado y distribución de un producto, desde el aprovisionamiento de las materias primas para su fabricación hasta su llegada al consumidor final, no solo es una necesidad, sino también un requisito regulatorio en muchos sectores.
Aquí es donde entra en juego la digitalización y la gestión de lotes.
La importancia de la trazabilidad en el almacén
La trazabilidad en almacén, se refiere a la capacidad de identificar, seguir y registrar la ubicación y el estado de los productos en tiempo real a medida que se mueven a través del almacén.
Esto no solo facilita la localización de productos cuando sea necesario, sino que también permite a las empresas garantizar la calidad, la seguridad y el cumplimiento normativo.
Para agilizar la trazabilidad de un producto o artículo y gestionar los lotes, es imprescindible, dejar a un lado todas las gestiones que se venía realizando en papel como Excel o anotaciones, y encaminar la empresa hacia la transformación digital implementando herramientas y sistemas digitales que aportan el control logístico.
¿Qué tipos de trazabilidad existen?
Para mantener la trazabilidad, es necesario implantar un sistema desde el primer hasta el último eslabón de una empresa. Dependiendo de la función de la compañía dentro de la cadena alimentaria, se puede requerir tres tipos de trazabilidad: hacia atrás, proceso o interna o hacia delante.
- Trazabilidad hacia atrás. Este tipo de trazabilidad otorga toda la información relevante de los productos que se han incorporado a la empresa. La trazabilidad hacia atrás nos permite obtener de una forma rápida la información asociada a un producto, hasta llegar al origen de las materias primas que se han utilizado en su elaboración.
- Trazabilidad del proceso o interna. Esta trazabilidad nos permite la vinculación de los productos que entran en una empresa como los que salen. Debemos de tener en cuenta las divisiones, los cambios o mezclas de lotes, a demás del número de puntos en los que es necesario registrar o vincular con el sistema de autocontrol.
- Trazabilidad hacia delante. Este tipo de trazabilidad muestra dónde se ha distribuido un producto y a quién. Con la trazabilidad hacia delante, a partir de una materia prima, es posible conocer el producto final del que ha formado parte.
Digitalización en la trazabilidad
La digitalización de los procesos de trazabilidad ha revolucionado la forma en que se gestionan los almacenes o centros logísticos.
En lugar de depender de registros en papel o sistemas desactualizados, las empresas ahora pueden utilizar software especializado para rastrear sus productos de manera eficiente, precisa y detectar cuáles son los puntos débiles de la cadena de suministro.
- Mayor Precisión: La digitalización reduce significativamente la posibilidad de errores humanos en la gestión de inventario y trazabilidad. Los sistemas automatizados registran y actualizan automáticamente la ubicación y el estado de los productos o lotes.
- Tiempo Real: La información sobre la ubicación y el estado de los productos está disponible en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones más rápida y precisa. Esto es crucial en entornos de alta demanda.
- Optimización de Espacio: Los sistemas digitales ayudan a optimizar el espacio de almacenamiento al proporcionar información detallada sobre qué productos se mueven con mayor frecuencia y cuáles se mantienen en stock.
Trazabilidad digital y gestión de lotes
La trazabilidad digital y la gestión de lotes es una parte clave en el almacén, especialmente en industrias como la alimentaria y farmacéutica.
La gestión de lotes implica rastrear todos los productos según su número de lote, lo que facilita la identificación y retirada de productos en caso de problemas de calidad.
- Cumplimiento Normativo: En sectores altamente regulados, como la industria farmacéutica, la trazabilidad de lotes es esencial para cumplir con los requisitos con los estándares de seguridad y calidad. Los softwares de gestión de lotes permiten un seguimiento detallado de cada producto.
- Mejora de la Seguridad: En la industria alimentaria, la trazabilidad de lotes garantiza la seguridad alimentaria al identificar rápidamente y retirar del mercado productos que puedan representar un riesgo para los consumidores.
- Reducción de Pérdidas: La digitalización en la gestión de lotes ayuda a reducir las pérdidas al facilitar la identificación de productos defectuosos o caducados, evitando que se mezclen con lotes de calidad.
La importancia de la digitalización para la trazabilidad y gestión de lotes
Son muchas las ventajas que tiene la digitalización a la hora de gestionar los lotes y su trazabilidad, tanto para la empresa como para el consumidor.
Para las Empresas
Para las empresas, un sistema de trazabilidad no es importante solo para proteger los intereses de los consumidores, también debe aportar grandes beneficios a la empresa.
Este sistema debe cumplir diversas funciones que serán de vital importancia para los sectores económicos alimentarios.
Algunas de las funciones son:
- Proporciona información para facilitar el control de procesos.
- Aporta seguridad en cuanto a la calidad y la certificación del producto.
- Permite tomar decisiones sobre lotes o agrupaciones de productos afectados, como procesamientos, desvíos de alimentación animal, etc., lo cual genera beneficios económicos como consecuencia.
- Permite demostrar con agilidad cuál es el origen de un problema, especialmente con vistas a la depuración de responsabilidades.
- Potencia el mercado fomentando la seguridad comercial de los alimentos y ganando o recuperando la confianza de los consumidores.
Para el Consumidor
Usar sistemas de trazabilidad ofrecen a los consumidores una gran confianza ya que los productos se producen con una información muy transparente a lo largo de todo el proceso.
Este sistema ofrece al consumidor la garantía de que, ante cualquiera problema, las medidas a tomar se realizarán con la máxima eficiencia, rapidez y coordinación.
Cómo los softwares ayudan en la trazabilidad del almacén
La implementación de software especializado es esencial para una trazabilidad eficaz en almacén.
Instalar un software para controlar la trazabilidad permite mejorar la seguridad, optimizar todos los procesos, tener un control total del stock y obtener métricas relevantes para la toma de decisiones empresariales.
En definitiva, otorga una ventaja competitiva a tener en cuenta para tu negocio.
La mejor forma de evolucionar es instalando un sistema de trazabilidad vinculado a un software de gestión de almacenes o SGA que permite registrar todo el recorrido de un producto, concentrando toda la información y centralizándola en un solo canal, para que esté disponible en tiempo real para cualquier proceso logístico.
Algunas de las formas en que los softwares pueden ayudar incluyen:
- Registro automático: Los sistemas de software registran automáticamente la entrada y salida de productos, así como los cambios de ubicación.
- Búsqueda rápida: Las funciones de búsqueda avanzada permiten localizar productos en segundos, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.
- Notificaciones de alerta: Los softwares pueden generar alertas cuando se detectan problemas de calidad o cuando los productos se acercan a su fecha de vencimiento.
- Informes detallados: Generan informes detallados sobre la trazabilidad de los productos, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas.
En resumen, la trazabilidad en un almacén es fundamental para una gestión eficiente del inventario y para tener una cadena de suministro efectiva.
Así la digitalización, la trazabilidad digital y la gestión de lotes son herramientas poderosas que permiten a las empresas mejorar la precisión, la seguridad y el cumplimiento normativo en sus operaciones de almacén.
Todo esto se logra con la inversión en software especializado, que es esencial para mantenerse competitivo en un mercado cada vez más exigente y regulado.
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