En la actualidad, en el mundo del trabajo, ahorrar tiempo y controlar el día de trabajo se han vuelto elementos clave para cumplir con los requisitos legales y aumentar la eficiencia de las organizaciones, por eso es imprescindible tener una buena gestión horaria y un control de fichajes eficaz y legal.
El cumplimiento de sus responsabilidades cuando la ley fue promulgada recientemente por el Ministerio de Trabajo requiere que comprendamos primero qué es y luego cómo podemos cumplirla adecuadamente.
La Ley establece la forma y las normas que regulan el registro horario del tiempo de trabajo de los empleados que ahora busca modificar Trabajo en su reforma de la jornada laboral.
El objetivo es aplicar nuevas obligaciones a las empresas para establecer los registros horarios de las jornadas laborales de los trabajadores, en el marco de la reforma para reducir la jornada laboral hasta las 37,5 horas semanales, esto de cara al trabajador supone 18 minutos menos al día de trabajo, pero tanto sindicatos como Gobierno coinciden en que debe reforzarse este control de horas.
El registro diario de la jornada laboral está regulado por el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 34, y a raíz del Real Decreto-ley 8/2019 ha experimentado diferentes modificaciones, pero, ¿En qué consiste exactamente el registro de jornada y cómo debe hacerse según la ley? ¿Qué propone el Ministerio de Trabajo? ¿Qué herramientas hay y cuáles son las mejores alternativas para supervisar la asistencia de los empleados y controlar los accesos de tu negocio?
¿Qué es la gestión horaria y el control de Fichajes y en qué consiste según la normativa?
Se trata de un requisito legal que exige un registro diario de las horas de trabajo de cada trabajador para garantizar que no se superen los límites máximos de tiempo de trabajo y que se respeten las duraciones de descanso establecidas por la legislación. Esta medida tiene como objetivo proteger los derechos de los trabajadores y al mismo tiempo impedir que se trabajen horas extras no remuneradas.
Este sistema de fichaje se organizará y documentará según la forma establecida por convenio, negociación colectiva o por acuerdo entre empresario y trabajadores. Los registros se guardan por la empresa durante cuatro años y permanecen a disposición del trabajador.
En cuanto a los medios de control de este registro de jornada laboral, Trabajo explica que la norma no contempla una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada. Pero para cumplir el objetivo legal e informar de forma fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori de la duración de la jornada laboral del trabajador siempre es mejor la utilización telemática o con soporte digital ante el soporte manual.
Además las empresas, además, pueden disponer sistemas propios de registro de jornada, según lo establecido siempre en los convenios de empresas o acuerdos colectivos, y cumpla estrictamente con lo contemplado por ley.
¿Qué propone el Ministerio de Trabajo en relación con el control laboral y el control horario de los trabajadores?
Aunque el marco legal está claro y definido, muchas empresas voluntariamente o por desconocimiento inclumplen la normativa sobre el registro horario de la jornada laboral, por eso el Ministerio de Trabajo vigila de cerca a las ‘Big Four’ por abusos de jornada y horas extra no retribuidas, endureciendo las multas a las empresas que no lleven un registro laboral adecuado.
El Ministerio de Trabajo ha propuesto varias medidas para asegurar el cumplimiento efectivo del registro de jornada y el control horario de los trabajadores. Entre estas medidas incluyen:
Implementación de sistemas de control horario:
Donde las empresas deben establecer mecanismos adecuados para registrar de manera precisa y confiable la jornada laboral de sus empleados.
Transparencia y accesibilidad:
Los trabajadores deben tener acceso a la información sobre sus horarios de trabajo y ser informados de cualquier cambio.
Sanciones por incumplimiento:
El Ministerio de Trabajo establecerá multas para las empresas que no cumplan con la normativa de registro de jornada, con el fin de garantizar su aplicación efectiva.
Herramientas para supervisar control horario de los trabajadores
Unos de los sistemas que las empresas están utilizando es el programa o software de control horario. Estos son programas informáticos de gestión de recursos humanos, que posibilitan a los trabajadores llevar ellos mismos su control horario y fichar las horas extra trabajadas. La aplicación deja esos datos registrados para garantizar el pago de horas extras.
Otro desafío que se encuentran las empresas desde la pandemia, es el control horario de los trabajadores con movilidad, o donde el teletrabajo se ha normalizado, estas empresas pueden aplicar la geolocalización como una aplicación innovadora, permite al departamento de RRHH llevar un registro de la jornada de los trabajadores de forma sencilla y automática. No solo se reducen los posibles problemas que se deriven de la gestión de la jornada de trabajo, sino que la empresa cumplirá con lo establecido por la ley.
Utillizar un software especifico para el control laboral, permite a las empresas cumplir sus obligaciones y con la ley respecto al registro de horarios de una forma más cómoda y sencilla. Dos de las más destacadas son el software Woffu y el software Visual Time by Robotics.
Software Woffu
Woffu, es una plataforma que ofrece funcionalidades avanzadas para la gestión horaria, permitiendo a las empresas registrar la jornada laboral de manera eficiente y cumplir con la normativa vigente.
Además, Woffu ofrece numerosas funciones, a las que se puede acceder desde cualquier dispositivo, ya sea a través de ordenador, tablet o teléfono móvil. Esto es posible gracias al almacenamiento de datos en la nube.
Ya centrándonos en sus características, repasamos algunas de las opciones de Woffu para el control de horas de trabajadores.
GESTIÓN DE VACACIONES Y AUSENCIAS
Puedes gestionar con Woffu vacaciones de empleados de forma mucho más rápida y automatizada. El trabajador tan solo tiene que enviar una solicitud de ausencia o vacaciones a través de cualquier dispositivo, indicando el período en que no estará disponible. Dicha solicitud será procesada de inmediato por el empresario, quien podrá aceptarla o denegarla. A su vez, el departamento de recursos humanos puede acceder a todos estos datos en tiempo real.
CONTROL PRESENCIAL
Woffu es una herramienta de fácil instalación con la que se puede llevar un registro de la jornada laboral de los empleados. Además, es compatible con numerosos sistemas de fichaje: dispositivos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial), tarjetas, fichaje digital a través de PC o app móvil. También se puede llevar un control diario en tiempo real de entradas y salidas, así como visualizar en todo momento quién está en el lugar de trabajo.
PLANIFICACIÓN DE TURNOS DE TRABAJO
Planificar los turnos de trabajo de los empleados nunca fue tan sencillo. Con Woffu puedes crear turnos fácilmente, asignar empleados a cada uno de ellos y visualizarlo todo automáticamente en un calendario. Ofrece otras funciones avanzadas, como dividir los turnos entre diferentes departamentos. Ideal para el diseño de horarios y cuadrantes.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS EN LA NUBE
Woffu permite subir, compartir y descargar archivos en la nube. Tanto trabajadores como empresarios puede acceder a estos usuarios de forma segura. Además, es una opción que van a agradecer los departamentos de Recursos Humanos. Permite centralizar, organizar y gestionar la documentación de forma más eficaz.
INFORMES DE TRABAJADORES
Con Woffu se pueden obtener reportes en función de los datos introducidos por los trabajadores. Permite monitorizar bajas y permisos, índices de actividad o de absentismo laboral, e identificar tendencias o patrones por departamentos.
Software Visual Time by Robotics
Este software combina la tecnología de reconocimiento facial y la geolocalización para garantizar un control preciso de la asistencia de los empleados. Visual Time permite registrar la entrada y salida de los trabajadores de forma rápida y segura, facilitando la supervisión de la jornada laboral tanto en entornos presenciales como remotos.
VisualTime One te permite ahorrar hasta un 89% en costes de gestión, reducir un 24% el absentismo y los costes del presentismo.
Además te permite coordina con facilidad todas las áreas del negocio, és una solución de gestión del negocio Sage Enterprise Management que dispone de una gran capacidad de automatización y gestión de procesos, creando un entorno de colaboración tanto dentro de la organización como con partners.
CONTROL DE PRESENCIA
Permite optimizar el tiempo de trabajo, controlar ausencias y mejorar la flexibilidad laboral
MOVILIDAD
Gestión del tiempo desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en tiempo real, con geolocalización opcional.
VACACIONES Y AUSENCIAS
Ágil gestión de vacaciones, ausencias y solicitudes en cualquier momento y en cualquier lugar.
MÚLTIPLES MODOS DE FICHAJE
Podrás fichar desde entorno Web, desde la APP y desde terminales con reconocimiento biométrico de última generación.
PORTAL DEL EMPLEADO
Disfruta de VisualTime One en la palma de tu mano con todas las funcionalidades para empleado y supervisor.
GESTIÓN DE NÓMINAS
Podrás dar acceso a los empleados a sus nóminas de forma sencilla y efectiva. ¡Se acabaron los emails!
GESTIÓN DE HORARIOS Y TURNOS
Planifica sin esfuerzo los horarios y visualiza en tiempo real los turnos de los empleados.
COMUNICACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Mejora la comunicación con el envío de comunicados e intercambio bidireccional de documentos: nóminas, bajas, justificantes…
INFORMES Y ANALÍTICA DE DATOS
Mejora la toma de decisiones con gráficos interactivos, informes personalizados y vistas en diferentes niveles.
En conclusión, la gestión horaria y el control de fichajes son aspectos fundamentales para el cumplimiento de la normativa laboral y la optimización de los recursos en las empresas. Con la implementación adecuada de herramientas tecnológicas como Woffu y Visual Time by Robotics, las empresas pueden garantizar una gestión eficiente del tiempo y mejorar la productividad de sus equipos de trabajo.
En Mobility Live te ayudamos en la gestión horaria y el control de fichajes fundamental para el cumplimiento de la normativa laboral y la optimización de los recursos en las empresas.
Implementa ya las herramientas tecnológicas de Woffu y Visual Time by Robotics para garantizar una gestión eficiente del tiempo y mejorar la productividad de sus equipos de trabajo
